介護施設管理職の悩み：24時間365日体制と不安解消への道

介護施設で働いています。 最近、役職があがりかなり不安な日々です。 役職が上がり仕事、責任が増えることは重々承知ですし覚悟はあります。 ただ、仕事柄365日24時間営業のためいつ連絡が来るかわかりません。 そのため、休みの日でも深夜でも携帯が鳴れば場合によっては行かなければ行けません。 緊急時はもちろん仕方ないとは思ってますしそれは苦ではないのですが、仕事のやり忘れがないか毎日かなり不安です。 日々の業務に追われ、イレギュラーも多い中で日々の業務もろくにこなせていない状況です。 すべてを書き出して確認をしてるのですが、その日その日の突発的な業務で事務的な業務が全く出来ず、慌ただしく過ごす中で申し送りも休日前は毎日遅くまで確認してからメモを残して帰るのですが翌日、携帯が鳴ることも多く携帯が鳴ると何か忘れてたのでは？と不安になります。 ラインでの連絡もあるためスマホが鳴るだけでも怖いです。 管理者の方で同じような悩みの方いますでしょうか？ また、他職種の方でも管理者や上に立つ方は同じような経験がないでしょうか？ アドバイスいただきたいです。 よろしくお願いします。

介護施設の管理職として、24時間365日の責任を負う大変さ、そしてそこからくる不安は、決してあなただけのものではありません。多くの管理職、特に介護現場のリーダーは、同様の悩みを抱えています。この状況は、単なる「仕事が多い」というレベルを超え、精神的な負担が非常に大きいものです。この記事では、あなたの不安を解消し、より効果的な業務遂行とワークライフバランスを実現するための具体的な方法を、転職コンサルタントの視点からご紹介します。

1. 状況の整理と問題点の明確化

まず、あなたの抱える問題を整理してみましょう。キーワードは「業務のやり忘れへの不安」「事務作業の遅れ」「突発的な業務への対応」「申し送りの時間不足」「連絡への過剰な反応」です。これらの問題の根本原因は、業務量と時間管理、そして情報管理の3点に集約される可能性が高いです。 あなたは既にチェックリストを作成し、申し送りにも時間をかけているにも関わらず不安を感じているということは、現在のシステムや方法に改善の余地があることを示唆しています。

2. 具体的な解決策：タスク管理とチームワークの強化

では、具体的な解決策をステップごとに見ていきましょう。

• タスク管理ツールの導入：紙のチェックリストから、デジタルツールへの移行を検討しましょう。共有可能なタスク管理ツール（Trello、Asana、Notionなど）を使用すれば、チーム全体で進捗状況を把握し、タスクの割り当てや優先順位付けを明確化できます。これにより、やり忘れを防ぎ、事務作業の遅れも軽減できます。また、申し送り事項もデジタル化することで、情報共有がスムーズになり、翌日への不安も減らすことができます。
• 業務の見える化と優先順位付け：すべてのタスクを洗い出し、重要度と緊急度で分類しましょう。重要度と緊急度マトリクス（アイゼンハワー行列）を活用すると、優先順位を客観的に判断できます。緊急性の低いタスクは、時間を見つけて少しずつ進めることで、日々の業務に追われる状況を改善できます。また、チームメンバーにタスクを委任できる部分がないか検討しましょう。リーダーはすべてをこなす必要はありません。
• チームメンバーとの連携強化：チームメンバーとの定期的なミーティングを設定し、情報共有と課題共有を行いましょう。困っていることや不安なことを共有することで、チーム全体で問題解決に取り組むことができます。また、個々の能力や得意分野を把握し、適切なタスクの割り当てを行うことで、チーム全体の効率性を向上させることができます。オープンなコミュニケーションは、チームワークの強化に不可欠です。
• 標準作業手順書の作成：業務手順を明確化し、標準化することで、誰でも同じレベルの質で業務を遂行できるようになります。これにより、個人の負担軽減と業務の質の向上を図ることができ、やり忘れのリスクも減らすことができます。また、新人教育にも役立ちます。
• 連絡対応の見直し：緊急時以外の連絡は、業務時間内に対応することを明確に伝えましょう。また、連絡手段を整理し、緊急連絡先を限定することで、不要な連絡を減らすことができます。休日や深夜の連絡は、本当に緊急の場合のみ対応するようにルールを設けることが重要です。必要に応じて、オンコール体制の見直しを検討しましょう。
• 自己管理とストレスマネジメント：仕事とプライベートの切り替えを意識し、休日はしっかりと休息を取りましょう。趣味や友人との交流など、リフレッシュできる時間を作ることで、ストレスを軽減し、メンタルヘルスの維持に繋がります。必要であれば、専門機関への相談も検討しましょう。

3. 成功事例：他施設の取り組み

ある介護施設では、タスク管理ツールと定期的なチームミーティングの導入により、業務の見える化と情報共有がスムーズになり、スタッフの負担軽減と業務効率の向上が実現しました。また、標準作業手順書の作成により、新人教育の効率化にも成功しています。この施設では、管理職の負担軽減だけでなく、スタッフ全体のモチベーション向上にも繋がったと報告されています。

4. 専門家の視点：転職コンサルタントからのアドバイス

管理職の役割は、チームをリードし、組織目標を達成することです。すべてを一人で抱え込まず、チームメンバーを信頼し、役割分担を明確にすることが重要です。また、自身の限界を認識し、必要に応じてサポートを求めることも、管理職としての重要なスキルです。 あなたの抱える不安は、多くの管理職が経験するものです。解決策は一つではなく、あなたの施設の状況やチームメンバーの特性に合わせて、最適な方法を選択することが重要です。 もし、これらの対策を講じても不安が解消されない場合は、人事部や上司に相談し、サポート体制の強化を検討しましょう。一人で抱え込まず、周囲の力を借りることが重要です。

5. まとめ

介護施設の管理職は、責任重大な仕事です。しかし、適切なツールと方法を用いることで、業務効率を向上させ、不安を軽減することは可能です。タスク管理ツールの導入、チームワークの強化、業務プロセスの見直し、そして自身のメンタルヘルスへの配慮を組み合わせることで、より働きやすく、やりがいのある職場環境を築き上げることができます。 まずは小さな一歩から始めてみましょう。 あなたの努力が、あなた自身とチーム、そして利用者の方々にとってより良い未来を創造することに繋がるでしょう。

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