ショートステイ施設で多忙な生活相談員！時間管理術と業務効率化の秘訣

ショートステイ24床の施設で働いています。 事務員として採用されたのですが生活相談員も兼務してます。 事務処理として給料計算や利用者様の利用料金の請求もあります。 生活相談員としての仕事ももちろんあるのですが 全て1人で行うためモニタリングまで手が回らない状態です。1ヶ月で30から40人利用するため全ての利用者の情報を把握するのにも手一杯になってしまいます。 介護業務、送迎業務、厨房業務もあるため余計に生活相談員として利用者様に接したいのですが時間が足りません。。 皆さんはどのようにして利用者様との時間を作って見えるか教えて欲しいです。

ショートステイ24床の施設で、事務員として採用されながら生活相談員業務も兼務されているとのこと。給料計算、利用料金請求、生活相談に加え、介護、送迎、厨房業務まで抱えている状況は、想像以上に大変ですね。1ヶ月30～40人の利用者様の情報を把握し、モニタリングまで行うのは、確かに不可能に近いでしょう。 この状況を打破するには、業務効率化と時間管理の徹底が不可欠です。この記事では、具体的な解決策と、時間と心に余裕を作るための戦略をご紹介します。

１．現状分析と課題の明確化：時間泥棒を特定する

まず、現状の業務を詳細に分析し、時間を取られている業務を洗い出しましょう。時間記録シートを作成し、1週間、各業務にどれだけの時間をかけているかを記録します。例えば、以下の項目を参考に記録してみてください。

• 給料計算：〇〇時間
• 利用料金請求：〇〇時間
• 生活相談（個別）：〇〇時間
• 生活相談（記録・報告）：〇〇時間
• モニタリング：〇〇時間
• 介護業務：〇〇時間
• 送迎業務：〇〇時間
• 厨房業務：〇〇時間
• その他：〇〇時間

記録が終わったら、時間のかかっている業務を分析し、その原因を探ります。例えば、給料計算に時間がかかっているなら、システムの効率化や、計算方法の見直しが必要かもしれません。生活相談に時間がかかっているなら、相談内容の整理や、効率的な記録方法の検討が必要です。 この分析によって、時間泥棒となっている業務が明確になります。

２．業務効率化のための戦略：テクノロジーと工夫を駆使する

時間泥棒を特定したら、具体的な改善策を検討します。以下に、いくつかの戦略をご紹介します。

(1) 事務処理の効率化

• 給与計算ソフトの導入：手計算ではなく、給与計算ソフトを利用することで、大幅な時間短縮が期待できます。クラウド型のサービスであれば、データの共有もスムーズに行えます。
• 請求システムの改善：オンライン請求システムの導入や、請求書作成テンプレートの作成で、請求業務の効率化を図りましょう。自動化できる部分は積極的に自動化しましょう。
• 電子カルテ・介護記録システムの活用：紙媒体ではなく、電子カルテや介護記録システムを利用することで、情報の共有や検索が容易になり、時間短縮につながります。情報の一元管理により、モニタリングも効率化できます。

(2) 生活相談業務の効率化

• 標準化された手順書の作成：生活相談の手順を標準化することで、作業の効率化を図ることができます。また、新人職員への教育も容易になります。
• 定期的な面談と記録の簡素化：全ての利用者様と毎日詳細な面談を行う必要はありません。定期的な面談を計画的に行い、記録も簡潔にまとめることを心がけましょう。必要最低限の情報に絞り込むことで、記録にかかる時間を削減できます。
• グループワークの活用：可能な範囲で、グループワークを取り入れることで、複数の利用者様と同時にコミュニケーションを取ることができ、時間効率を上げることができます。

(3) その他業務の効率化

• チームワークの強化：介護業務、送迎業務、厨房業務を分担し、チームとして協力することで、業務負担を軽減できます。役割分担を明確にし、お互いをサポートする体制を構築しましょう。
• 外部委託の検討：どうしても手が回らない業務については、外部委託を検討しましょう。清掃業務や送迎業務などを外部に委託することで、時間と労力を節約できます。

３．時間管理術：優先順位付けとタスク管理

業務効率化と並行して、時間管理術も重要です。以下のような方法を試してみてください。

• タスク管理ツールを活用：Todoist、Trelloなどのタスク管理ツールを使って、日々のタスクを管理しましょう。優先順位を付け、期限を設定することで、効率的に作業を進めることができます。
• 時間ブロック法：1日の時間をブロックに分け、各ブロックに特定のタスクを割り当てます。集中して作業することで、効率が向上します。
• ポモドーロテクニック：25分作業したら5分休憩する、というサイクルを繰り返すことで、集中力を維持し、作業効率を上げます。
• バレットジャーナル：自分のスケジュールやタスク、アイデアなどを自由に記録できるノートです。視覚的に整理することで、タスクの把握や優先順位付けが容易になります。

４．成功事例：時間管理と業務効率化で成功した施設

あるショートステイ施設では、電子カルテシステムの導入と、業務の標準化によって、事務作業時間を30％削減することに成功しました。その結果、利用者様とのコミュニケーション時間を確保し、より質の高いケアを提供できるようになりました。この施設では、スタッフ間の連携強化にも力を入れており、チームワークによって、業務負担を軽減しています。

５．専門家の視点：生活相談員の役割と時間管理

生活相談員は、利用者様の生活をサポートする重要な役割を担っています。そのため、利用者様とのコミュニケーション時間を確保することは、質の高いケアを提供するために不可欠です。時間管理を徹底し、業務効率化を図ることで、利用者様との時間を確保し、より充実したケアを提供できるようになります。また、施設長や上司に現状を伝え、人員配置の見直しなどを相談することも有効です。

まとめ

ショートステイ施設での生活相談員業務は、多忙を極めることが多く、時間管理と業務効率化は必須です。本記事で紹介した方法を実践し、時間泥棒を特定し、改善することで、利用者様との時間を確保し、より質の高いケアを提供できるようになりましょう。 まずは、時間記録シートを作成し、現状分析から始めてみてください。小さな改善を積み重ねることで、大きな変化が生まれます。

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