訪問介護事業者のシフト管理、一ヶ月単位の変形労働制における最適なシフト表の作成方法を徹底解説！

この記事では、訪問介護事業所で働く方々が抱えるシフト管理に関する疑問、特に「一ヶ月単位の変形労働時間制」を採用している事業所におけるシフト表の作成方法について、具体的なアドバイスを提供します。時間外労働手当の計算や、適切な勤務時間の管理など、労働基準法を遵守しつつ、職員の働きがいを向上させるためのシフト表作成のポイントを解説します。

訪問介護事業者で一ヶ月単位の変形労働制を採用しているところは多いと思いますが、職員のシフト表はどのように作成されてますでしょうか？

実際に入る箇所とそれぞれの支援時間が記載されたシフト表以外に、別で一ヶ月単位の変形労働制で割り当てた一日当たりの勤務時間を記載したりしていますか？

時間外労働手当とかの兼ね合いもあり、シフト表とか別に対策としての勤務表を作った方がいいのか、悩みます。アドバイス頂ければ助かります。

1. 一ヶ月単位の変形労働時間制とは？基礎知識をおさらい

まず、一ヶ月単位の変形労働時間制について、基本的な知識をおさらいしましょう。この制度は、労働基準法に基づいており、特定の期間（今回は一ヶ月）の総労働時間を定め、その範囲内で日々の労働時間を柔軟に調整できるものです。訪問介護事業所のように、利用者の状況によって業務量が変動しやすい業種では、効率的な人員配置と労働時間の管理を両立させるために有効な制度です。

• メリット: 業務量の変動に柔軟に対応しやすく、人件費の最適化にも繋がります。
• デメリット: 労働時間の管理が複雑になりやすく、時間外労働の計算を誤ると、労使間のトラブルに発展する可能性があります。

この制度を適切に運用するためには、以下の点を理解しておく必要があります。

1. 就業規則への明記: 変形労働時間制を導入する旨を、就業規則に明記する必要があります。
2. 労使協定の締結: 労働者の代表との間で、変形労働時間制に関する労使協定を締結する必要があります。
3. 労働時間の管理: 一ヶ月間の総労働時間、各日の労働時間、休憩時間などを正確に記録し、管理する必要があります。

2. シフト表作成の基本：記載すべき項目と注意点

一ヶ月単位の変形労働時間制におけるシフト表は、単なる勤務時間の記録だけでなく、労働基準法を遵守し、時間外労働を適切に管理するための重要なツールです。以下に、シフト表に記載すべき項目と、作成上の注意点について解説します。

2-1. 必須記載項目

• 職員氏名: 各職員の名前を明記します。
• 日付: シフトの対象となる日付を記載します。
• 勤務時間: 始業時間、終業時間、休憩時間を正確に記載します。
• 業務内容: 訪問介護の内容（例：身体介護、生活援助など）を簡潔に記載します。
• 利用者氏名: 訪問する利用者の氏名を記載します。
• 総労働時間: 各日の総労働時間を計算し、記載します。
• 時間外労働時間: 時間外労働が発生した場合は、その時間を明記します。

2-2. シフト表作成の注意点

1. 労働時間の正確な記録: タイムカードや勤怠管理システムと連携し、正確な労働時間を記録することが重要です。
2. 時間外労働の管理: 時間外労働が発生する場合は、その理由と時間を明確にし、割増賃金を正しく計算する必要があります。
3. 休憩時間の確保: 労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与える必要があります。
4. 労働時間の事前通知: シフト表は、原則として、各労働者に事前に通知する必要があります。
5. 変更時の対応: シフトに変更が生じた場合は、速やかに労働者に通知し、記録を修正する必要があります。

3. シフト表以外の対策：別表の作成と活用

シフト表に加えて、一ヶ月単位の変形労働時間制を適切に運用するためには、別表の作成が有効です。別表を作成することで、労働時間の管理をより詳細に行い、時間外労働の発生を未然に防ぐことができます。

3-1. 別表の目的

別表は、シフト表だけでは把握しきれない労働時間の詳細を記録し、時間外労働の管理を強化するために作成します。具体的には、以下の目的があります。

• 労働時間の見える化: 各職員の月間の総労働時間、時間外労働時間、休憩時間を一目で把握できるようにします。
• 時間外労働の抑制: 時間外労働が発生しそうな場合は、事前にアラートを出すなどして、対応を促します。
• 労務管理の効率化: 労働時間の計算や、割増賃金の計算を効率的に行えるようにします。

3-2. 別表の記載項目例

別表には、以下の項目を記載すると良いでしょう。

• 職員氏名: 各職員の名前を明記します。
• 日付: シフトの対象となる日付を記載します。
• 所定労働時間: 一日の所定労働時間を記載します。
• 実労働時間: 実際の労働時間を記載します。
• 時間外労働時間: 時間外労働が発生した場合は、その時間を明記します。
• 深夜労働時間: 深夜労働が発生した場合は、その時間を明記します。
• 休憩時間: 休憩時間を記載します。
• 備考: 特記事項があれば記載します（例：急な残業、早出など）。
• 月間総労働時間: 月間の総労働時間を計算し、記載します。
• 月間時間外労働時間: 月間の時間外労働時間を計算し、記載します。

3-3. 別表作成のポイント

1. 自動計算機能の活用: Excelなどの表計算ソフトを活用し、労働時間や割増賃金を自動計算できるようにすると、労務管理の効率が格段に向上します。
2. アラート機能の設定: 時間外労働が一定時間を超えた場合に、アラートを表示する機能などを設定すると、時間外労働の抑制に役立ちます。
3. 記録の保管: 別表は、労働基準法に基づき、3年間保管する必要があります。

4. 時間外労働手当の計算方法：正確な計算のためのステップ

時間外労働手当の計算は、一ヶ月単位の変形労働時間制における労務管理の重要な要素です。正確な計算を行うためには、以下のステップに従って進める必要があります。

4-1. 基礎賃金の算出

時間外労働手当を計算するためには、まず基礎賃金を算出する必要があります。基礎賃金とは、時間外労働手当の計算の基礎となる賃金のことです。具体的には、以下の方法で算出します。

1. 月給制の場合: 月給を、一ヶ月の平均所定労働時間で割って、時間単価を算出します。
2. 日給制の場合: 日給を、一日の所定労働時間で割って、時間単価を算出します。
3. 時給制の場合: 時給が基礎賃金となります。

4-2. 時間外労働時間の算出

次に、時間外労働時間を算出します。一ヶ月単位の変形労働時間制では、一ヶ月の総労働時間が法定労働時間を超えた場合に、時間外労働が発生します。具体的には、以下の方法で算出します。

1. 法定労働時間: 一ヶ月の法定労働時間は、原則として、171.4時間（365日÷12ヶ月×8時間）です。
2. 総労働時間: 一ヶ月の総労働時間を計算します。
3. 時間外労働時間: 総労働時間が法定労働時間を超えた場合、その超過時間が時間外労働時間となります。

4-3. 割増賃金の計算

時間外労働時間に応じて、割増賃金を計算します。割増賃金率は、労働基準法で定められており、以下の通りです。

• 時間外労働: 25%増し
• 深夜労働（22時～5時）: 25%増し
• 休日労働: 35%増し

割増賃金は、以下の計算式で算出します。

割増賃金 = 基礎賃金 × 時間外労働時間 × 割増賃金率

4-4. 具体的な計算例

例として、月給30万円の職員が、一ヶ月に20時間時間外労働した場合の割増賃金を計算してみましょう。

1. 基礎賃金の算出: 300,000円 ÷ 171.4時間 = 約1,750円/時間
2. 割増賃金の計算: 1,750円 × 20時間 × 1.25 = 43,750円

この場合、時間外労働手当は43,750円となります。

5. シフト管理の効率化と改善策

シフト管理の効率化は、訪問介護事業所の運営において、重要な課題です。シフト管理を効率化することで、人件費の削減、職員の労働環境の改善、サービスの質の向上といったメリットが得られます。以下に、シフト管理の効率化と改善策について解説します。

5-1. シフト管理システムの導入

シフト管理システムの導入は、シフト作成の効率化に大きく貢献します。シフト管理システムには、以下のような機能があります。

• 自動シフト作成機能: 職員の希望や、利用者の状況に合わせて、自動的にシフトを作成します。
• 労働時間管理機能: 労働時間を正確に記録し、時間外労働を管理します。
• 人員配置最適化機能: 必要な人員を、必要な時間に配置できるようにします。
• 情報共有機能: シフト情報を、職員間で共有できるようにします。

シフト管理システムを導入することで、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮し、人的ミスを減らすことができます。

5-2. 職員の希望を反映したシフト作成

職員の希望を反映したシフトを作成することで、職員のモチベーションを向上させ、離職率を低下させることができます。具体的には、以下の方法があります。

• 希望休の提出: 職員に、希望休を事前に提出してもらうようにします。
• 希望シフトのヒアリング: 職員に、希望する勤務時間や、勤務日数についてヒアリングします。
• シフト作成への参加: 職員に、シフト作成に参加してもらうようにします。

職員の希望を反映したシフトを作成することで、職員の満足度を高め、定着率を向上させることができます。

5-3. 労働時間の見える化

労働時間の見える化は、時間外労働の抑制に効果的です。具体的には、以下の方法があります。

• 労働時間の記録: タイムカードや、勤怠管理システムを活用して、労働時間を正確に記録します。
• 労働時間の可視化: 労働時間を、グラフや表で可視化します。
• 時間外労働のアラート: 時間外労働が一定時間を超えた場合に、アラートを表示します。

労働時間を可視化することで、職員は自分の労働時間を把握しやすくなり、時間外労働の抑制につながります。

5-4. 業務効率化の推進

業務効率化は、労働時間を短縮し、時間外労働を減らすために重要です。具体的には、以下の方法があります。

• 業務プロセスの見直し: 業務プロセスを分析し、無駄な作業を削減します。
• ICTツールの導入: 記録や報告などの業務に、ICTツールを導入し、効率化を図ります。
• マニュアルの作成: 業務の手順を標準化し、マニュアルを作成します。

業務効率化を推進することで、職員の負担を軽減し、労働時間の短縮につながります。

6. 成功事例から学ぶ：シフト管理のベストプラクティス

他の訪問介護事業所の成功事例を参考にすることで、自社のシフト管理を改善するためのヒントを得ることができます。以下に、シフト管理のベストプラクティスを紹介します。

6-1. 事例1：職員の満足度向上と離職率低下を実現したA社

A社は、職員の希望を最大限に反映したシフトを作成することで、職員の満足度を向上させ、離職率を大幅に低下させました。具体的には、

• 希望休の完全保証: 職員の希望休を100%受け入れました。
• 希望シフトのヒアリング: 職員一人ひとりの希望する勤務時間や、勤務日数について、詳細にヒアリングしました。
• シフト作成への参加: 職員に、シフト作成の一部に参加してもらい、主体性を促しました。

これらの取り組みにより、A社は、職員の満足度を向上させ、離職率を大幅に低下させることに成功しました。

6-2. 事例2：時間外労働を削減し、人件費を削減したB社

B社は、シフト管理システムの導入と、労働時間の見える化により、時間外労働を削減し、人件費を削減しました。具体的には、

• シフト管理システムの導入: 自動シフト作成機能や、労働時間管理機能を備えたシフト管理システムを導入しました。
• 労働時間の可視化: 労働時間を、グラフや表で可視化し、職員に共有しました。
• 時間外労働のアラート: 時間外労働が一定時間を超えた場合に、アラートを表示する機能を設定しました。

これらの取り組みにより、B社は、時間外労働を削減し、人件費を削減することに成功しました。

6-3. 事例3：業務効率化で労働時間を短縮したC社

C社は、業務プロセスの見直しと、ICTツールの導入により、業務効率化を実現し、労働時間を短縮しました。具体的には、

• 業務プロセスの見直し: 業務プロセスを分析し、無駄な作業を削減しました。
• ICTツールの導入: 記録や報告などの業務に、タブレット端末を導入し、効率化を図りました。
• マニュアルの作成: 業務の手順を標準化し、マニュアルを作成しました。

これらの取り組みにより、C社は、業務効率化を実現し、労働時間を短縮することに成功しました。

7. 労働基準法遵守のための注意点とリスク管理

シフト管理においては、労働基準法を遵守することが不可欠です。法規制に違反した場合、罰金や事業停止などのリスクが生じる可能性があります。以下に、労働基準法遵守のための注意点と、リスク管理について解説します。

7-1. 労働時間の正確な記録と管理

労働時間を正確に記録し、管理することは、労働基準法遵守の基本です。具体的には、以下の点に注意する必要があります。

• タイムカードまたは勤怠管理システムの導入: 労働時間の記録には、タイムカードまたは勤怠管理システムを使用します。
• 始業・終業時間の正確な記録: 始業時間と終業時間を正確に記録します。
• 休憩時間の適切な付与: 休憩時間を適切に付与し、記録します。
• 時間外労働時間の正確な記録: 時間外労働が発生した場合は、その時間を正確に記録します。
• 記録の保管: 労働時間の記録は、3年間保管する必要があります。

7-2. 割増賃金の適切な支払い

時間外労働、深夜労働、休日労働に対しては、適切な割増賃金を支払う必要があります。割増賃金の計算を誤ると、未払い賃金として、労使間のトラブルに発展する可能性があります。具体的には、以下の点に注意する必要があります。

• 基礎賃金の正確な算出: 基礎賃金を正確に算出します。
• 時間外労働時間の正確な算出: 時間外労働時間を正確に算出します。
• 割増賃金率の適用: 労働基準法で定められた割増賃金率を適用します。
• 割増賃金の支払い: 割増賃金を、給与に含めて支払います。

7-3. 労使間のコミュニケーションの重要性

労使間のコミュニケーションを密にすることで、労働時間に関するトラブルを未然に防ぐことができます。具体的には、以下の点に注意する必要があります。

• 就業規則の説明: 就業規則の内容を、職員に十分に説明します。
• シフト表の説明: シフト表の内容を、職員に丁寧に説明します。
• 労働時間に関する相談窓口の設置: 労働時間に関する相談窓口を設置し、職員からの相談に対応します。
• 定期的な面談の実施: 定期的に、職員との面談を実施し、労働時間に関する悩みや不満を聞き取ります。

7-4. 専門家への相談

労働基準法に関する知識や、労務管理に関するノウハウに不安がある場合は、専門家（社会保険労務士など）に相談することをおすすめします。専門家は、法的なアドバイスや、労務管理に関するサポートを提供してくれます。

労働基準法を遵守し、適切なシフト管理を行うことで、職員の働きがいを向上させ、事業所の安定的な運営に繋げることができます。

8. まとめ：訪問介護事業所のシフト管理を最適化するためのステップ

この記事では、訪問介護事業所におけるシフト管理、特に一ヶ月単位の変形労働時間制を採用している場合のシフト表の作成方法について、詳しく解説しました。最後に、シフト管理を最適化するためのステップをまとめます。

1. 現状分析: まずは、現在のシフト管理の状況を分析し、課題を明確にします。
2. 目標設定: シフト管理の改善によって、どのような目標を達成したいのかを具体的に設定します（例：時間外労働の削減、職員の満足度向上など）。
3. シフト表の見直し: シフト表に記載すべき項目を確認し、不足している項目があれば追加します。
4. 別表の作成: 労働時間の詳細を記録するための別表を作成し、活用します。
5. 時間外労働手当の計算: 正確な時間外労働手当の計算方法を理解し、実践します。
6. シフト管理システムの導入: シフト管理システムの導入を検討し、業務効率化を図ります。
7. 職員の希望の反映: 職員の希望を積極的に聞き入れ、シフト作成に反映させます。
8. 労働時間の見える化: 労働時間を可視化し、時間外労働の抑制に努めます。
9. 業務効率化の推進: 業務プロセスを見直し、ICTツールを導入するなどして、業務効率化を推進します。
10. 労働基準法の遵守: 労働基準法を遵守し、適切な労務管理を行います。
11. 専門家への相談: 必要に応じて、専門家（社会保険労務士など）に相談し、アドバイスを受けます。

これらのステップを踏むことで、訪問介護事業所におけるシフト管理を最適化し、職員の働きがいを向上させ、事業所の安定的な運営に貢献することができます。

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