居宅ケアマネが老健の認定調査を一人で？限界を感じた時の対処法を徹底解説！

今回の記事では、介護老人保健施設（老健）に併設された居宅介護支援事業所でケアマネジャーとして働くあなたが抱える、業務上の課題と疑問に焦点を当てていきます。特に、施設利用者の認定調査を居宅ケアマネであるあなたが全て一人で担当することの妥当性、そして、業務過多による限界を感じている状況をどのように打開していくかについて、具体的なアドバイスを提供します。

介護老人保健施設に併設となっている居宅介護支援事業所でケアマネジャーをしています。現在、要介護7件、要支援2件の計9件を担当していますが、実は、居宅には、今年の4月から移動になったばかりで、引き継ぎもしてもらっていません。ちなみに1人ケアマネとなっています。前のケアマネジャーは翌月の利用票も作成しておらず、担当者会議も2件やり残して行きました。問題はここからです。上司から施設の認定調査を全て一人で引き受けてください‼と指示がありました。先月8名で今月は10名です。それなりに認定調査をこなしてはいるのですが、それでも一人や二人ではないので、通常の業務に差し支えが出ています。上司には「とても一人では限界を感じてきました」と訴えたところ、認定調査は居宅の仕事だとはねかえされましたが、本当に施設の利用者の調査は居宅の業務なんですか？契約は確かに法人で契約はされているんですが、法人で契約されていれば施設のケアマネでも居宅のケアマネでもどちらでも良いという解釈は違うと思っているんですが、どういうものなんですか？誰かアドバイスお願いします！

あなたは、居宅介護支援事業所のケアマネジャーとして、日々の業務に加え、老健の入所者の認定調査を一人で担当するという、非常に多忙な状況に置かれているようですね。引き継ぎも不十分な中で、業務量が増加し、上司との認識のずれから、孤立感や負担を感じていることと思います。この記事では、あなたの抱える疑問を解消し、現状を改善するための具体的な方法を提案します。

1. 認定調査は誰の仕事？ 法的な側面からの考察

まず、最も重要な疑問である「施設の利用者の認定調査は居宅の業務なのか？」という点について、法的な側面から解説します。結論から言うと、認定調査は、居宅介護支援事業所と老健、どちらのケアマネジャーが行っても違法ではありません。しかし、その業務を誰が担うかは、契約内容や事業所の運営方針によって異なります。

1.1. 介護保険制度における認定調査の役割

介護保険制度における認定調査は、要介護認定を申請した利用者の心身の状態を把握し、介護サービスの必要性を判断するための重要なプロセスです。認定調査の結果は、介護保険サービスの利用計画（ケアプラン）を作成する上での基礎データとなります。この調査は、基本的には市町村の委託を受けた調査員が行いますが、事業所が代行することも可能です。

1.2. 契約内容と役割分担

今回のケースでは、施設と居宅介護支援事業所が同一法人であるため、契約形態が複雑になる可能性があります。契約書の内容を確認し、認定調査に関する役割分担がどのように定められているかを確認することが重要です。例えば、以下のようなケースが考えられます。

• ケース1：居宅介護支援事業所が、施設利用者の認定調査を包括的に担当する契約になっている。
• ケース2：施設が、自施設の利用者の認定調査を自ら行う契約になっている。
• ケース3：契約上、どちらの事業所も認定調査を行うことができるが、具体的な役割分担は定められていない。

契約内容が不明確な場合は、法人の事務部門や上司に確認し、明確な指示を仰ぐ必要があります。

1.3. 法律上の解釈

介護保険法上、認定調査は特定の事業所に義務付けられているものではありません。したがって、法人内で、どちらの事業所が担当しても問題はありません。しかし、業務の効率性や利用者の状況把握の観点から、適切な役割分担を行う必要があります。

2. 業務過多への対処法：具体的なステップ

次に、業務過多で限界を感じている状況を改善するための具体的なステップを解説します。あなたの負担を軽減し、より効率的に業務を進めるための戦略を立てましょう。

2.1. 現状の業務量の可視化

まずは、現在の業務量を正確に把握することから始めましょう。以下の項目をリストアップし、それぞれの業務にかかる時間を記録します。

• 認定調査：調査件数、調査にかかる時間、移動時間、記録作成時間
• ケアプラン作成：新規プラン作成、更新プラン作成、モニタリング、サービス担当者会議
• 事務作業：書類作成、記録管理、電話対応、関係機関との連携
• その他：会議への参加、研修への参加、その他付随業務

この記録を基に、1週間または1ヶ月の業務量を集計し、どの業務に時間がかかっているのか、どの業務を削減できるのかを分析します。

2.2. 上司との交渉：建設的な対話

業務量の可視化によって得られたデータをもとに、上司と具体的な業務分担について話し合いましょう。感情的にならず、客観的なデータに基づき、現状の課題と改善策を提案することが重要です。以下は、交渉の際に役立つポイントです。

• 現状の業務量を具体的に伝える：「〇〇業務に〇時間かかっており、他の業務に支障が出ています」など、具体的な数字を用いて説明します。
• 認定調査の負担を訴える：「施設の認定調査を全て一人で担当することは、物理的に難しい状況です」と、率直に伝えます。
• 業務分担の提案：「施設の認定調査は、施設側のケアマネジャーにも一部分担していただくことは可能でしょうか？」など、具体的な提案を行います。
• 優先順位の確認：「どの業務を優先的に行うべきか、上司のご指示を仰ぎたい」など、業務の優先順位を確認します。
• 人員配置の検討：「人員増強や、他職種との連携強化も検討してほしい」など、長期的な視点での改善策を提案します。

上司とのコミュニケーションを通じて、問題解決に向けた協力体制を築くことが重要です。

2.3. 業務効率化の工夫：具体的な方法

業務効率化のために、以下の方法を試してみましょう。

• タイムマネジメント：
  • 業務の優先順位をつけ、重要度の高い業務から取り組む。
  • 時間管理ツール（カレンダー、タスク管理アプリなど）を活用し、スケジュールを可視化する。
  • スキマ時間を有効活用し、細切れのタスクをこなす。
• 情報共有と連携：
  • 多職種連携を強化し、情報共有を密にする。
  • 記録のフォーマットを統一し、情報伝達をスムーズにする。
  • ICTツール（チャット、クラウドストレージなど）を活用し、情報共有の効率化を図る。
• 記録の効率化：
  • 記録作成のテンプレートを作成し、時間を短縮する。
  • 音声入力や、AIを活用した記録作成ツールを検討する。
• 外部サービスの活用：
  • 事務作業の一部を外部委託する（例：書類作成、データ入力）。
  • 専門家（弁護士、税理士など）に相談し、法的・専門的なアドバイスを得る。

これらの工夫により、業務効率を向上させ、負担を軽減することができます。

2.4. チームワークの構築：多職種連携の重要性

一人で抱え込まず、チームワークを築くことも重要です。多職種との連携を強化し、情報共有を密にすることで、業務の効率化を図ることができます。

• 情報交換の徹底：
  • 定期的なカンファレンスやミーティングを開催し、情報共有の場を設ける。
  • 日々の業務の中で、積極的に情報交換を行う。
  • 記録や申し送り事項を共有し、情報伝達の漏れを防ぐ。
• 役割分担の明確化：
  • それぞれの専門性を活かした役割分担を行う。
  • 互いの業務内容を理解し、協力体制を築く。
  • 困ったことがあれば、気軽に相談できる関係性を築く。
• 感謝の気持ちを伝える：
  • 日々の業務の中で、感謝の気持ちを言葉で伝える。
  • 相手の貢献を認め、褒める。
  • チーム全体のモチベーションを高める。

チームワークを築くことで、業務の負担を分散し、より質の高いケアを提供することができます。

3. 専門家への相談：法的・専門的なアドバイス

業務上の問題や疑問を抱えた場合は、専門家への相談も検討しましょう。弁護士や社会保険労務士などの専門家は、法的・専門的なアドバイスを提供し、問題解決をサポートしてくれます。

3.1. 弁護士への相談

労働問題や契約に関する問題が発生した場合は、弁護士に相談しましょう。弁護士は、法的な観点から問題点を分析し、適切な解決策を提案してくれます。例えば、以下のようなケースで相談することができます。

• 不当な労働条件：残業代の未払い、不当な配置転換など。
• ハラスメント：上司からのパワハラ、同僚からのセクハラなど。
• 契約に関するトラブル：契約内容の解釈、契約違反など。

弁護士に相談することで、法的リスクを回避し、自身の権利を守ることができます。

3.2. 社会保険労務士への相談

労務管理や人事に関する問題が発生した場合は、社会保険労務士に相談しましょう。社会保険労務士は、労働法や社会保険に関する専門家であり、適切なアドバイスを提供してくれます。例えば、以下のようなケースで相談することができます。

• 労働時間の管理：残業時間の適正な管理、労働時間の短縮など。
• 休暇制度：有給休暇の取得、特別休暇の取得など。
• 人事評価制度：公正な人事評価制度の構築、評価結果への不満など。

社会保険労務士に相談することで、労務管理の改善を図り、より働きやすい環境を整備することができます。

3.3. ケアマネジャー同士のネットワーク

同じ立場のケアマネジャー同士で情報交換することも、問題解決のヒントになります。地域のケアマネジャーのネットワークに参加したり、オンラインのコミュニティを活用したりして、情報交換や相談を行いましょう。他のケアマネジャーの経験談を聞くことで、自身の抱える問題に対する新たな視点を得ることができます。

専門家への相談や、ケアマネジャー同士のネットワークを活用することで、問題解決に向けた効果的なサポートを得ることができます。

4. キャリアアップとスキルアップ：将来を見据えて

現在の状況を改善するだけでなく、将来のキャリアを見据えて、スキルアップやキャリアアップを目指すことも重要です。自己研鑽を重ね、より専門性の高いケアマネジャーを目指しましょう。

4.1. スキルアップのための方法

スキルアップのために、以下の方法を試してみましょう。

• 研修への参加：
  • ケアマネジメントに関する専門的な研修に参加する。
  • 認知症ケア、看取りケア、ターミナルケアなど、特定の分野に関する研修を受講する。
  • 最新の介護保険制度や関連法規に関する研修に参加する。
• 資格取得：
  • 主任ケアマネジャーの資格を取得する。
  • 専門分野に関する資格（認知症ケア専門員、福祉住環境コーディネーターなど）を取得する。
• 自己学習：
  • 介護に関する書籍や雑誌を読み、知識を深める。
  • インターネットを活用し、最新の情報や事例を収集する。
  • 他のケアマネジャーの事例を参考に、自身のケアマネジメントに活かす。

スキルアップを図ることで、より質の高いケアを提供し、専門性を高めることができます。

4.2. キャリアアップのための方法

キャリアアップを目指すために、以下の方法を試してみましょう。

• 管理職への昇進：
  • ケアマネジャーとしての経験を積み、管理能力を磨く。
  • リーダーシップを発揮し、チームをまとめる。
  • 上司や同僚からの信頼を得る。
• 専門職への転換：
  • 特定の分野に特化した専門職（認知症ケア専門員、相談員など）を目指す。
  • 専門知識やスキルを活かして、より専門性の高い業務に従事する。
• 独立・開業：
  • 居宅介護支援事業所を独立開業する。
  • 自身の経験やスキルを活かして、地域に貢献する。

キャリアアップを目指すことで、自己実現を図り、よりやりがいのある仕事に就くことができます。

4.3. 転職も視野に：より良い環境を求めて

もし、現在の職場で問題が解決せず、業務過多の状況が改善されない場合は、転職も視野に入れることも選択肢の一つです。より働きやすい環境や、自身のスキルを活かせる職場を探すことも、キャリア形成において重要な選択肢となります。

転職活動を行う際は、以下の点に注意しましょう。

• 自己分析：
  • 自身の強みや弱み、キャリアビジョンを明確にする。
  • どのような働き方をしたいのか、どのような職場環境を求めているのかを明確にする。
• 情報収集：
  • 求人情報を収集し、希望する条件に合致する求人を探す。
  • 転職エージェントやキャリアコンサルタントに相談し、情報収集やアドバイスを受ける。
  • 企業の情報を収集し、企業の理念や文化を理解する。
• 応募書類の作成：
  • 自身の経験やスキルをアピールできる履歴書や職務経歴書を作成する。
  • 企業の求める人物像に合わせた自己PRを作成する。
• 面接対策：
  • 面接官の質問を想定し、回答を準備する。
  • 面接でのマナーや振る舞いを練習する。
  • 企業の情報を事前に収集し、質問する内容を準備する。

転職活動を通じて、自身のキャリアを見つめ直し、より良い環境で働くことができる可能性を広げることができます。

5. まとめ：あなたのキャリアを切り開くために

この記事では、居宅介護支援事業所のケアマネジャーとして、老健の認定調査を一人で担当しているあなたの抱える悩みに対し、法的な側面からの考察、業務過多への具体的な対処法、専門家への相談、キャリアアップとスキルアップの方法、そして転職という選択肢まで、多角的に解説しました。

現状の課題を解決するためには、まず、現状の業務量を可視化し、上司との建設的な対話を通じて、業務分担を見直すことが重要です。同時に、業務効率化のための工夫や、多職種との連携を強化し、チームワークを築くことも不可欠です。専門家への相談や、ケアマネジャー同士のネットワークを活用することで、問題解決に向けた効果的なサポートを得ることができます。

さらに、将来のキャリアを見据えて、スキルアップやキャリアアップを目指すことも重要です。自己研鑽を重ね、より専門性の高いケアマネジャーを目指しましょう。もし、現在の職場で問題が解決しない場合は、転職も視野に入れ、より良い環境を探すことも選択肢の一つです。

あなたのキャリアは、あなたの努力と行動によって切り開かれます。この記事で得た知識とアドバイスを活かし、積極的に行動することで、より充実したケアマネジャーとしてのキャリアを築いていくことができるでしょう。

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