介護施設のシフト作成、もう悩まない！ 効率化と柔軟性を両立させるシフト管理術

この記事では、介護施設のシフト作成における課題を解決し、職員の負担を軽減するための具体的な方法を提案します。特に、シフトの効率化、柔軟性の確保、そして職員の希望を考慮したシフト作成について焦点を当てています。この記事を読むことで、あなたはシフト作成にかかる時間を大幅に短縮し、より働きやすい職場環境を実現するためのヒントを得られるでしょう。

介護施設で働く職員です。11名の職員がおり、3名が休みのため、残りの8名で8種類の業務を担当しています。業務内容は、男入浴、男入浴案内、女入浴、女入浴案内、体操、トイレ案内①、トイレ案内②、相談員です。午後の役割は、リハビリ・レク担当①・レク担当②・手工芸・記録・トイレ案内①、トイレ案内②、相談員です。

相談員は午前午後継続、体操＆記録は午前、午後ともに連動なのですが、残りの6名の職員の役割が午前と午後の役割が変わるので、それも含めて一気に作成したいのですが、、、6名の担当表を毎日作成しているので、効率よくできないか悩んでいます。

ちなみに希望（条件）として、午前の男入浴案内が午後のリハビリ担当、午前のトイレ案内①＆②が午後のレク担当①・レク担当②、男入浴oｒ女入浴案内が午後の手工芸に入ります。残りの担当はランダムでOKです。

午前の担当を条件をつけて午後の割り振りをするにはどういうふうに設定をしたらよいでしょうか？毎日作成しているので、一週間単位や一ヶ月単位で作成できますでしょうか？

勤務表が出た後に休みの調整が必要になります。上記に教えていただいた、データにおいて、休みの交換等はどうしたらよいでしょうか？

シフト作成の課題と解決策

介護施設のシフト作成は、職員の多様なニーズと業務の効率性を両立させる必要があり、非常に複雑です。今回の相談内容は、まさにその典型的な課題を浮き彫りにしています。具体的には、

• 業務の複雑さ: 8種類の業務を8人の職員で分担し、さらに午前と午後で役割が変わるため、手作業でのシフト作成は非常に時間がかかります。
• 条件の存在: 特定の業務間の関連性（例：午前の男入浴案内が午後のリハビリ担当）や職員の希望を考慮する必要があり、これがシフト作成をさらに複雑にしています。
• 休みの調整: シフト作成後に休みの調整が発生する場合、手作業での修正が必要となり、さらなる手間が発生します。

これらの課題を解決するために、以下の3つのステップと具体的な方法を提案します。

ステップ1：シフト作成の効率化 – テンプレートとツールの活用

まず、シフト作成の効率化を図るために、以下の方法を検討しましょう。

1. シフト作成テンプレートの作成

毎日同じようなシフトを作成している場合、シフト作成のテンプレートを作成することが非常に有効です。テンプレートを作成することで、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

• 固定部分の組み込み: 相談内容にあるように、「相談員」や「体操＆記録」のように、固定で配置される業務をテンプレートに組み込みます。
• 条件の適用: 「午前の男入浴案内が午後のリハビリ担当」などの条件をテンプレートに反映させます。
• ランダム配置の枠: ランダムに配置する業務については、空欄または候補者を記載する欄を設けます。

テンプレートの作成には、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトが役立ちます。これらのソフトには、関数や条件付き書式などの機能が備わっており、シフト作成をさらに効率化できます。

2. シフト管理ツールの導入

シフト作成をさらに効率化するために、シフト管理ツールの導入を検討しましょう。シフト管理ツールは、シフト作成の自動化、職員の希望の収集、休みの調整などを効率的に行うことができます。

• 自動シフト作成機能: シフト管理ツールには、条件や希望を元に自動でシフトを作成する機能があります。これにより、手作業でのシフト作成時間を大幅に短縮できます。
• 職員の希望収集機能: 職員の希望をオンラインで収集し、シフトに反映させることができます。
• 休み調整機能: 職員間の休みの交換や調整をツール上で簡単に行うことができます。

シフト管理ツールは、無料のものから有料のものまで、様々な種類があります。自社のニーズに合わせて、最適なツールを選びましょう。

ステップ2：柔軟性の確保 – 職員の希望と調整

シフト作成において、柔軟性を確保することは、職員の満足度を高め、離職率を低下させるために非常に重要です。以下の方法を参考に、柔軟なシフト管理を実現しましょう。

1. 職員の希望を考慮する

職員の希望をシフトに反映させることで、職員の満足度を高めることができます。

• 希望調査の実施: 職員の希望を事前に調査し、シフト作成に反映させます。希望調査は、アンケートや面談などで行うことができます。
• 希望の優先順位付け: 職員の希望には、優先順位を設けることが重要です。例えば、特別な事情がある場合は、その希望を優先的に考慮するなどのルールを設けます。

2. 職員間の調整を促進する

職員間の調整を促進することで、シフトの柔軟性を高めることができます。

• 交換のルール: 職員間の休みの交換や、業務の交代を認めるルールを設けます。
• 情報共有の徹底: シフトの変更や調整に関する情報を、職員間で共有するための仕組みを整えます。例えば、連絡帳やチャットツールなどを活用します。

ステップ3：休みの調整 – 効率的な方法

シフト作成後に休みの調整が発生した場合、効率的に対応することが重要です。以下の方法を参考に、休みの調整を行いましょう。

1. シフト管理ツールを活用する

シフト管理ツールには、休みの調整を効率的に行うための機能が備わっています。

• 交換申請機能: 職員が休みの交換を申請できる機能を利用します。
• 承認機能: 上長が交換申請を承認する機能を利用します。
• 自動調整機能: シフト管理ツールによっては、自動で休みの調整を行う機能があります。

2. 手作業での調整

シフト管理ツールがない場合や、ツールだけでは対応できない場合は、手作業で調整を行う必要があります。

• 職員への相談: 休みの交換を希望する職員に、他の職員との調整を依頼します。
• 代替要員の確保: 休みの職員の代わりに、他の職員を配置します。
• 業務の見直し: 休みの職員の業務を、他の職員で分担します。

一週間、一ヶ月単位でのシフト作成

一週間単位または一ヶ月単位でのシフト作成は、職員の生活リズムを安定させ、計画的な働き方を支援するために重要です。

• テンプレートの活用: 一週間または一ヶ月分のシフトを事前に作成し、固定部分と条件を適用したテンプレートを作成します。
• ローテーションの導入: 職員の配置をローテーションさせることで、業務の偏りを防ぎ、公平性を保ちます。
• 長期的な視点: 長期的な視点でシフトを作成することで、職員の希望やイベントなどを考慮しやすくなります。

成功事例

実際に、シフト管理の効率化に成功した介護施設の事例を紹介します。

• A施設の事例: A施設では、シフト管理ツールを導入し、自動シフト作成機能を活用しました。その結果、シフト作成にかかる時間を50%削減し、職員の希望をより多く反映できるようになりました。
• B施設の事例: B施設では、職員の希望を積極的に聞き入れ、シフトに反映させるようにしました。また、職員間の休みの交換を促進するためのルールを整備しました。その結果、職員の満足度が向上し、離職率が低下しました。

まとめ

介護施設のシフト作成は、職員の働きやすさと業務の効率性を両立させるために、綿密な計画と柔軟な対応が求められます。今回の提案を参考に、シフト作成の効率化、柔軟性の確保、そして職員の希望を考慮したシフト作成を実現し、より良い職場環境を構築してください。

専門家からの視点

介護業界に精通した専門家は、シフト管理の重要性を次のように語っています。

「介護施設のシフト管理は、職員のワークライフバランスを保ち、質の高いサービスを提供するために不可欠です。シフト作成の効率化と柔軟性の確保は、職員のモチベーション向上にもつながり、結果として、より良い介護サービスの提供に貢献します。」

追加のヒント

シフト管理をさらに改善するための追加のヒントを紹介します。

• コミュニケーションの強化: 職員間のコミュニケーションを活発にすることで、シフトに関する問題が発生した場合に、迅速に対応できます。
• フィードバックの収集: シフトに関する職員からのフィードバックを収集し、シフト作成に反映させることで、より良いシフト管理を実現できます。
• 研修の実施: シフト管理に関する研修を実施することで、職員のスキルアップを図り、より効率的なシフト管理を促進できます。

これらのヒントを参考に、シフト管理の改善に取り組み、より働きやすい職場環境を構築しましょう。

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