就業規則改定の悩み、総務担当者が抱える疑問を解決！育児・介護休業から改定方法まで徹底解説

この記事では、中小企業の総務担当者様が抱える就業規則改定に関する疑問を、具体的な事例を交えながら解決していきます。特に、育児・介護休業に関する規則の追加方法や、改定時の注意点、そして総務担当者だけで改定を進めるためのステップを詳しく解説します。就業規則は、従業員の働き方や会社の運営に大きく影響する重要なものです。この記事を通して、就業規則改定のプロセスを理解し、より良い職場環境作りに役立てていただければ幸いです。

就業規則の改定実務について教えてください。（従業員8名の中小企業です）

就業規則を改定する場合、現在の就業規則にどのような文言で書き加えたらよいのでしょうか？

たとえば、現在の就業規則の最後に、「第何章は、何年何月何日付けで改定された」などの一文を入れて新しいものを添付しておけばよいのでしょうか？

たとえば、就業規則の「休暇等」の章の中に、育児・介護休業に関わる規則を定めたいとします。

とすると、現在の就業規則にはどのように書けばよいのでしょうか？

会社で契約している社労士さんは特にいないので、できれば総務担当者で改定して整備しておきたいと思っています。

よろしくお願いします。

就業規則改定の基本：総務担当者が知っておくべきこと

就業規則の改定は、企業の規模や業種に関わらず、重要な業務です。特に、従業員8名の中小企業においては、法改正への対応や、従業員の働き方の変化に合わせた規則の見直しが不可欠です。ここでは、就業規則改定の基本的な考え方と、総務担当者が押さえておくべきポイントを解説します。

1. 就業規則とは何か？その重要性

就業規則は、企業と従業員の間で働く上でのルールを定めたものです。労働時間、賃金、休暇、解雇など、労働条件に関する基本的な事項が記載されています。就業規則は、労働基準法をはじめとする様々な法律に基づいて作成され、従業員の権利を守り、企業運営を円滑に進めるための基盤となります。

就業規則の重要性は以下の通りです。

• 法的要件の遵守: 労働基準法などの法律で定められた事項を遵守し、企業としての法的責任を果たします。
• 労使間のトラブル防止: 労働条件を明確にすることで、従業員との間の誤解や紛争を未然に防ぎます。
• 従業員の安心感の向上: 労働条件が明確であることで、従業員は安心して働くことができ、エンゲージメントの向上にも繋がります。
• 企業イメージの向上: 適切な就業規則は、企業の信頼性を高め、優秀な人材の獲得にも貢献します。

2. 就業規則改定の必要性：なぜ改定が必要なのか？

就業規則は、一度作成したら終わりではありません。社会情勢の変化、法改正、企業の成長段階に応じて、定期的に見直す必要があります。主な改定の必要性としては、以下の点が挙げられます。

• 法改正への対応: 労働基準法や育児・介護休業法など、労働に関する法改正があった場合、就業規則を改正し、法に適合させる必要があります。
• 企業の成長・変化への対応: 企業の規模拡大、事業内容の変化、組織再編など、企業の状況が変わった場合、就業規則を見直し、実態に合わせたものにする必要があります。
• 従業員のニーズへの対応: 従業員の働き方の多様化、ワークライフバランスへの関心の高まりなど、従業員のニーズに合わせて、休暇制度や福利厚生などを充実させる必要があります。
• トラブルの未然防止: 過去の労使トラブルや、将来起こりうるリスクを考慮し、就業規則を改正することで、同様のトラブルを未然に防ぐことができます。

3. 就業規則改定の基本的な流れ

就業規則の改定は、以下のステップで進めるのが一般的です。

1. 現状分析: 現行の就業規則の問題点や改善点を洗い出す。
2. 情報収集: 法改正情報や、他社の事例などを収集する。
3. 改定案の作成: 収集した情報をもとに、具体的な改定案を作成する。
4. 従業員への周知・説明: 改定案を従業員に説明し、意見を求める。
5. 合意形成: 従業員の意見を反映させ、最終的な改定案を決定する。
6. 改定後の手続き: 労働基準監督署への届出など、必要な手続きを行う。

育児・介護休業に関する規則の追加：具体的な方法

育児・介護休業に関する規則は、従業員のワークライフバランスを支援し、優秀な人材を確保するために非常に重要です。ここでは、育児・介護休業に関する規則を就業規則に追加する際の具体的な方法と、記載例を紹介します。

1. 育児休業に関する規則の追加

育児休業に関する規則は、育児・介護休業法に基づいて定められます。主な内容は以下の通りです。

• 対象者: 原則として、1歳に満たない子を養育する男女労働者が対象となります。
• 取得期間: 原則として、子が1歳になるまで（保育園に入れないなどの事情がある場合は、最長2歳まで）休業できます。
• 手続き: 育児休業を取得する労働者は、会社に申し出る必要があります。
• 賃金: 育児休業中の賃金は、原則として無給ですが、雇用保険から育児休業給付金が支給されます。
• その他: 育児休業中の労働者の解雇や不利益な取り扱いは禁止されています。

就業規則への記載例：

（育児休業）
第〇条　従業員は、1歳に満たない子を養育するため、育児休業をすることができます。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではありません。
    1. 期間を定めて雇用される従業員であって、その期間が1年未満である場合
    2. 育児休業の申出があった日に、当該事業主に引き続き1年以上雇用されている者でない場合
    3. 育児休業の申出に係る子が1歳に達する日（2歳に達する日までの期間について育児休業をしようとする場合にあっては、当該期間の末日）を経過した後に、雇用契約が終了することが明らかである場合
2　育児休業の期間は、原則として、子が1歳に達する日までとします。ただし、保育所等に入所できないなど、やむを得ない事情がある場合は、子が2歳に達する日まで延長することができます。
3　育児休業を取得しようとする従業員は、原則として、育児休業開始日の1ヶ月前までに、会社所定の様式により、会社に申し出なければなりません。
4　会社は、育児休業を取得する従業員に対し、育児休業期間中の賃金については、無給とします。ただし、育児休業給付金については、労働者の申請に基づき、会社が手続きを代行するものとします。
5　会社は、育児休業を取得したことを理由として、当該従業員を解雇し、又はその他の不利益な取り扱いをしません。

2. 介護休業に関する規則の追加

介護休業に関する規則も、育児・介護休業法に基づいて定められます。主な内容は以下の通りです。

• 対象者: 要介護状態にある家族を介護する労働者が対象となります。
• 取得期間: 対象家族1人につき、通算93日まで、3回を上限として分割して取得できます。
• 手続き: 介護休業を取得する労働者は、会社に申し出る必要があります。
• 賃金: 介護休業中の賃金は、原則として無給です。
• その他: 介護休業中の労働者の解雇や不利益な取り扱いは禁止されています。

就業規則への記載例：

（介護休業）
第〇条　従業員は、負傷、疾病又は身体上若しくは精神上の障害により、2週間以上の期間にわたり常時介護を必要とする状態にある対象家族を介護するため、介護休業をすることができます。
2　介護休業の期間は、対象家族1人につき、通算93日を超えない範囲内で、3回を上限として分割して取得することができます。
3　介護休業を取得しようとする従業員は、原則として、介護休業開始日の2週間前までに、会社所定の様式により、会社に申し出なければなりません。
4　会社は、介護休業を取得する従業員に対し、介護休業期間中の賃金については、無給とします。
5　会社は、介護休業を取得したことを理由として、当該従業員を解雇し、又はその他の不利益な取り扱いをしません。

3. 育児・介護休業に関するその他の規定

育児・介護休業に関する規則を定める際には、以下の点も考慮すると良いでしょう。

• 短時間勤務制度: 育児や介護を行う従業員が、短時間勤務を選択できるようにする。
• 時間外労働の制限: 育児や介護を行う従業員が、時間外労働を免除される制度を設ける。
• その他: 育児・介護に関する相談窓口の設置、育児・介護休業に関する研修の実施など。

就業規則改定の手順：総務担当者だけで進める方法

中小企業では、社労士などの専門家がいない場合、総務担当者が中心となって就業規則を改定することもあります。ここでは、総務担当者だけで就業規則を改定するための具体的な手順と、注意点について解説します。

1. 現状分析と情報収集

まず、現行の就業規則をよく読み込み、問題点や改善点を洗い出します。具体的には、以下の点に着目します。

• 法改正への対応: 最新の法改正に対応しているか？
• 実態との乖離: 実際の労働条件と就業規則の内容に違いはないか？
• 分かりやすさ: 従業員にとって分かりやすい内容になっているか？
• リスクの有無: 労使トラブルにつながるリスクはないか？

次に、情報収集を行います。具体的には、以下の情報を収集します。

• 法改正情報: 厚生労働省のウェブサイトや、専門書籍、セミナーなどで最新の法改正情報を入手する。
• 他社の事例: 同業他社や、規模の近い企業の就業規則を参考に、自社に合った制度を検討する。
• 専門家の意見: 必要に応じて、弁護士や社会保険労務士などの専門家に相談する。

2. 改定案の作成

収集した情報をもとに、具体的な改定案を作成します。改定案は、以下の点を考慮して作成します。

• 法的要件の遵守: 労働基準法などの法律に違反しないようにする。
• 従業員のニーズへの対応: 従業員の働き方や、ワークライフバランスに関するニーズを考慮する。
• 会社の状況への適合: 会社の規模、事業内容、経営方針などに合った内容にする。
• 分かりやすさ: 従業員にとって分かりやすい表現を用いる。

改定案を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

• 条文の構成: 既存の条文との整合性を保ち、分かりやすい構成にする。
• 用語の統一: 用語を統一し、誤解を招く表現を避ける。
• 具体性: 抽象的な表現を避け、具体的な内容を記載する。

3. 従業員への周知・説明

改定案が完成したら、従業員に周知し、説明を行います。周知・説明の方法としては、以下の方法が考えられます。

• 説明会の開催: 従業員を集めて、改定内容を説明する。
• 書面での配布: 改定案を従業員に配布し、内容を理解してもらう。
• 質疑応答の実施: 従業員からの質問に答え、疑問を解消する。

従業員への説明を行う際には、以下の点に注意しましょう。

• 分かりやすい説明: 専門用語を避け、分かりやすい言葉で説明する。
• 丁寧な対応: 従業員の質問に丁寧に答え、不安を解消する。
• 意見の収集: 従業員の意見を積極的に収集し、改定案に反映させる。

4. 合意形成と最終決定

従業員からの意見を参考に、最終的な改定案を決定します。改定案に異議がある場合は、再度協議を行い、合意形成を目指します。合意形成が成立したら、最終的な就業規則を決定します。

合意形成を行う際には、以下の点に注意しましょう。

• 丁寧な協議: 従業員の意見を尊重し、丁寧に協議を行う。
• 妥協点: 双方にとって納得できる妥協点を探る。
• 記録の作成: 協議の内容や、合意に至った経緯を記録に残す。

5. 変更後の手続き

就業規則を改定したら、以下の手続きを行う必要があります。

• 労働基準監督署への届出: 就業規則の変更後、遅滞なく、管轄の労働基準監督署に届け出ます。
• 従業員への周知: 変更後の就業規則を従業員に周知します。
• 記録の保管: 就業規則の改定に関する記録を適切に保管します。

改定時の注意点と成功の秘訣

就業規則の改定は、慎重に進める必要があります。ここでは、改定時の注意点と、成功の秘訣を紹介します。

1. 専門家への相談も検討する

総務担当者だけで就業規則を改定する場合、専門的な知識や経験が不足している可能性があります。法改正への対応や、労使トラブルのリスクを考えると、専門家への相談も検討することをおすすめします。弁護士や社会保険労務士などの専門家は、法的なアドバイスや、適切な就業規則の作成をサポートしてくれます。

2. 従業員とのコミュニケーションを密にする

就業規則の改定は、従業員の働き方に大きな影響を与える可能性があります。従業員とのコミュニケーションを密にし、意見や要望を積極的に聞き入れることが重要です。説明会や質疑応答の機会を設け、従業員の理解と協力を得ながら、改定を進めましょう。

3. 分かりやすい表現を心がける

就業規則は、従業員が理解しやすく、誤解を招かないように、分かりやすい表現で記載する必要があります。専門用語を避け、平易な言葉遣いを心がけましょう。また、図や表を活用して、内容を視覚的に分かりやすくすることも有効です。

4. 定期的な見直しを行う

就業規則は、一度作成したら終わりではありません。法改正や、社会情勢の変化、企業の状況に応じて、定期的に見直す必要があります。少なくとも1年に1回は見直しを行い、必要に応じて改定を行いましょう。

5. 成功の秘訣：計画性と柔軟性

就業規則の改定を成功させるためには、計画性と柔軟性が重要です。事前に綿密な計画を立て、着実に実行していくことが大切です。同時に、状況の変化に応じて、柔軟に対応することも必要です。従業員の意見を参考にしながら、より良い就業規則を目指しましょう。

まとめ：就業規則改定で、より良い職場環境を

この記事では、中小企業の総務担当者様が抱える就業規則改定に関する疑問を解決するために、育児・介護休業に関する規則の追加方法や、改定時の注意点、総務担当者だけで改定を進めるためのステップを詳しく解説しました。就業規則は、従業員の働き方や会社の運営に大きく影響する重要なものです。この記事で得た知識を活かし、より良い職場環境作りに役立てていただければ幸いです。

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