グループホームの介護記録業務の負担軽減策｜残業削減と業務効率化を実現する方法

グループホームでの介護記録についてです。回答はできれば介護従事者の方が良いです。職員３名で一日の仕事をしています。介護記録はパソコンを使用していますが、３名のうちパソコンが打てるのはほぼ１名で、残りの２名は打つのが遅い、パソコンが使えないという勤務態勢です。ケアマネからは会話内容を詳しく書けだのケアプランの実行ではより細かに書けだのの激務で、一日の業務のうち70%はパソコンにかかっています。１日の業務で全てこなせるのもパソコンを打つ人しかいないので毎日がサービス残業で平均一時間半は帰れない状態です。その中でレクレーションや行事が入ったり受診があったりとして業務も滞ったりとしています。他のグループホームはこんなに激務でバランスも悪いんでしょうか？改善策もあればお願いします。退職とか簡単なのは無しで。

介護業界、特にグループホームにおける介護記録業務の負担は、多くの従事者を悩ませる深刻な問題です。 この質問は、まさにその問題を端的に示しており、パソコンスキル格差による業務集中、ケアマネージャーからの詳細な記録要求、そして慢性的なサービス残業という現実を浮き彫りにしています。 本記事では、この問題を解決するための具体的な改善策を、現場の経験に基づいてご提案します。 単なる「効率化」ではなく、働きがいのある職場環境を構築するための戦略を、ケーススタディ形式で解説していきます。

ケーススタディ：３名体制のグループホームにおける介護記録業務の改善

Aグループホーム（仮称）では、質問者様と同様の状況に直面していました。３名の職員のうち、パソコンスキルに長けた職員は１名のみ。残りの２名は入力速度が遅く、記録作成に多くの時間を費やしていました。ケアマネージャーからの記録要求も厳しく、１日の業務の大半を記録作成に費やし、サービス残業は日常茶飯事でした。職員のモチベーション低下、離職リスクの増大も懸念されていました。

改善策として、Aグループホームでは以下の３つのアプローチを実施しました。

• 1. 記録システムの見直しとツール導入：従来のPC入力中心のシステムから、音声入力システムとタブレット端末を導入しました。音声入力は、パソコン操作が苦手な職員でもスムーズな記録作成を可能にし、タブレットは、記録内容の共有や、現場でのリアルタイム記録に役立ちました。さらに、クラウド型の介護記録システムを導入することで、データの共有とバックアップ体制を強化しました。
• 2. 記録フォーマットの簡素化と標準化：ケアマネージャーと連携し、記録項目の見直しを行いました。不要な項目を削除し、必須項目を明確化することで、記録に必要な時間を大幅に削減しました。また、標準的な記録フォーマットを作成し、全職員で統一することで、記録の質の向上と作業時間の短縮を実現しました。 キーワード：ICT活用、介護記録ソフト、電子カルテ
• 3. 職員研修の実施と役割分担の明確化：パソコンスキル向上のための研修を実施しました。初心者向けの講習から、効率的な入力方法、音声入力ツールの活用方法まで、段階的にスキルアップを支援しました。同時に、各職員の得意分野を活かした役割分担を明確化し、記録業務以外の業務を分担することで、負担の軽減を図りました。キーワード：人材育成、チームワーク、業務分担

これらの改善策によって、Aグループホームでは、記録作成にかかる時間が約40％削減され、サービス残業も大幅に減少しました。職員のモチベーションも向上し、離職率も低下しました。 この事例は、単なるITツールの導入だけでなく、職員への投資、ケアマネージャーとの連携、業務プロセスの見直しが、効果的な改善策であることを示しています。

他のグループホームの状況と比較検討

他のグループホームの状況は、施設規模、人員配置、ケアマネージャーとの連携状況などによって大きく異なります。しかし、多くのグループホームで、介護記録業務の負担は大きな課題となっています。 特に、少人数体制のグループホームでは、職員一人ひとりの負担が大きくなりやすく、サービス残業や職員の負担増加につながりやすい傾向があります。

改善策を検討する際には、以下の点を考慮する必要があります。

• 人員配置の適正化：職員の負担軽減のためには、人員配置の適正化が不可欠です。必要に応じて、人員増員を検討する必要があります。
• ITツールの活用：音声入力システム、タブレット端末、クラウド型の介護記録システムなど、ITツールの活用は、記録業務の効率化に大きく貢献します。
• ケアマネージャーとの連携強化：ケアマネージャーと密に連携し、記録項目の見直し、記録内容の共有などを行うことで、記録業務の負担を軽減することができます。
• 業務プロセスの改善：記録業務以外の業務についても、効率化を図る必要があります。例えば、業務の標準化、役割分担の明確化などです。

具体的なアドバイス：今すぐできる改善策

現状を変えるために、まずは小さな一歩から始めましょう。以下は、すぐにでも実践できる具体的なアドバイスです。

• 音声入力ツールの活用：スマートフォンやパソコンに搭載されている音声入力機能を試してみましょう。最初は慣れないかもしれませんが、継続して使えば、入力速度が向上します。
• 記録フォーマットの簡素化：記録項目を精査し、本当に必要な項目だけを残しましょう。不要な項目は削除することで、記録にかかる時間を短縮できます。
• チームで共有する：記録作成の負担をチームで分担しましょう。得意な人が得意な作業を担うことで、効率が向上します。また、困ったことがあれば、チームメンバーに相談しましょう。
• ケアマネージャーとのコミュニケーション：記録内容に関する疑問点や要望を、ケアマネージャーに積極的に伝えましょう。良好なコミュニケーションは、業務の円滑化に繋がります。
• 管理職への相談：現状の課題と改善策を管理職に伝え、サポートを求めましょう。人員配置の見直しやITツールの導入など、管理職の協力を得ることが重要です。

まとめ

グループホームにおける介護記録業務の負担軽減は、職員の働きがい、そして利用者への質の高いサービス提供に直結します。 本記事で紹介した改善策は、あくまでも一つの提案です。 それぞれの施設の状況に合わせて、最適な方法を検討し、実践していくことが重要です。 まずは、現状を分析し、小さな改善から始めてみましょう。 そして、チーム全体で協力し、より働きやすい職場環境を構築していきましょう。

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