訪問介護の記録提出遅れと給与保留問題：解決策とコンサルタントからのアドバイス

訪問介護の仕事をしています。社長が、朝礼で『月末までに記録が入っていなければ、給与を出すのを保留にします（出さない）』と言われました。介入後にサービスの記録を書いて、遅くとも２日以内に職場に提出する事になっているのですが、一日に何件も入っている職員は、記録の記入する時間が取れず、どうしても遅れがちになります。提出が遅れている職員には、何度も言っているのですが、理由のほとんどが、『忙しくて記録の記入する時間が取れない。事務所に行くと、社長の不機嫌が原因で、事務所の空気が重く、行きずらい』とのこと。社長は、陰で『社長の不機嫌が原因で、事務所の空気が重く、行きずらい』と言われているのは知りません。ちゃんと記録を提出しない職員も問題ですが、それに対しての報復として給与を出さないという社長の考えも問題かと思うのですが、何かしら良い方法はないでしょうか？

問題点の整理と解決策

この問題は、大きく分けて２つの問題が絡み合っています。

１つ目は、**訪問介護職員の記録提出遅延問題**です。これは、業務量の多さと記録作成時間の不足、そして職場環境（社長の不機嫌な雰囲気）が原因となっています。

２つ目は、**社長の給与保留という不適切な対応**です。これは、労働基準法に抵触する可能性があり、従業員のモチベーション低下や離職につながる深刻な問題です。

これらの問題を解決するためには、以下のようなアプローチが必要です。

• 記録作成システムの見直し：現状の記録システムが、業務量に見合っているか、効率的なのかを検討する必要があります。電子カルテの導入や、記録作成時間を短縮できるシステムの導入を検討しましょう。これは、業務効率化だけでなく、記録の正確性向上にも繋がります。
• 職場環境の改善：社長の不機嫌な雰囲気は、職員のモチベーション低下や業務効率の悪化に繋がります。社長への働きかけや、社内コミュニケーションの改善策を検討する必要があります。例えば、定期的な職員との面談や、意見交換の場を設けることが有効です。
• 記録提出期限の再検討：現状の２日以内という期限が、業務量と照らし合わせて現実的かどうかを再検討する必要があります。もし、現実的ではないのであれば、期限の延長や、柔軟な対応を検討しましょう。これは、職員の負担軽減と、記録の正確性の向上に繋がります。
• 給与保留の撤回と代替策の検討：給与保留は、労働基準法に抵触する可能性があります。まず、給与保留を撤回する必要があります。その上で、記録提出の遅延に対する適切な対応策を検討しましょう。例えば、遅延した場合のペナルティを明確化し、給与減額ではなく、教育や指導を行うといった方法が考えられます。
• 社内ルールと規程の明確化：記録提出に関するルールや、遅延した場合のペナルティを明確に定めた社内ルールを作成し、全職員に周知徹底する必要があります。これは、職員の行動基準を明確化し、混乱を防ぐことに繋がります。

成功事例：他社における記録システム導入と効果

ある訪問介護事業所では、従来の手書き記録から電子カルテシステムを導入することで、記録作成時間を大幅に削減することに成功しました。その結果、職員の残業時間が減少し、業務効率が向上しただけでなく、記録の正確性も向上しました。さらに、システム導入に伴い、記録のデータ分析が可能となり、業務改善に役立てています。この事例からもわかるように、適切なシステム導入は、記録提出遅延問題の解決に大きく貢献します。

専門家からのアドバイス：コンサルタントの視点

このケースでは、社長のマネジメントスタイルと、職員の働き方、そして記録システムの３つの要素が複雑に絡み合っています。単に職員を叱責するのではなく、根本的な原因を究明し、組織全体で問題解決に取り組む必要があります。

具体的には、以下の点を考慮する必要があります。

* **社長への研修**: マネジメントスキル、コミュニケーションスキル、労働法に関する研修が必要です。
* **職員への研修**: 記録作成方法、時間管理、業務効率化に関する研修が必要です。
* **記録システムの改善**: 紙媒体から電子カルテへの移行、あるいは既存システムの改善が必要です。
* **労働環境の改善**: 職場環境の改善、休憩時間の確保、相談窓口の設置が必要です。

これらを実現するためには、外部の専門家（人事コンサルタントや、訪問介護事業に特化したコンサルタント）に相談することも有効です。専門家の客観的な視点とアドバイスは、問題解決の糸口を見つけるのに役立ちます。

チェックリスト：あなたの職場は大丈夫？

• □ 電子カルテなどの効率的な記録システムを導入しているか？
• □ 記録作成に必要な時間を業務時間内に確保できているか？
• □ 記録提出に関する社内ルールが明確に定められているか？
• □ 職員の意見を聞き、職場環境改善に努めているか？
• □ 労働基準法を遵守した適切な人事管理が行われているか？

もし、上記の項目に一つでも当てはまらない場合は、改善策を検討する必要があります。

まとめ

訪問介護における記録提出の遅延問題は、職員の負担軽減と、適切なマネジメントによって解決できます。給与保留という対応は、労働基準法に抵触する可能性があり、即座に撤回する必要があります。電子カルテの導入、職場環境の改善、社内ルールの明確化、そして社長のマネジメントスタイルの改善など、多角的なアプローチが必要です。

もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ

この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。
今すぐLINEで「あかりちゃん」に無料相談する

無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。

困ったことがあれば、いつでもwovieのLINE相談をご利用ください。専門のキャリアコンサルタントが、あなたの状況に合わせたアドバイスを提供します。