訪問介護事業者のためのシフト管理改革：スマホ共有と効率化を実現する方法

この記事では、訪問介護事業を営むあなたが抱えるシフト管理の課題、具体的には、急なシフト変更への対応、外出先からのシフト確認の不便さ、そして、事務所のパソコンにあるシフト表を外出先からスマホで確認・変更したいというニーズに応えるための解決策を提示します。Windows7のデスクトップパソコンをお使いで、IT知識に自信がないという方にもわかりやすく、具体的なステップとおすすめのツールをご紹介します。

私はとある訪問介護の会社をやっています。

訪問介護は当日のキャンセルなどが多々あり予定していたシフトが頻繁にかわります。

私も含めみな個々で移動しているので急遽シフトを変更する場合、当事者ごとに連絡しています。

職員さんから変更されたシフトを外出先からスマホなどでみれたららくだという意見が多く私も事務所にあるパソコンの中にあるシフト表を外出先から変更したり閲覧できると効率がよいと感じます。

事務所のパソコン内にあるシフト表を外出先から変更したり皆がスマホを通じて共有できる方法はありますか？

私はパソコンに関する知識が低いのでどなたかわかりやすく教えて頂けると助かります

よろしくお願いします

ちなみに事務所にあるパソコンはwindows7のデスクトップです

1. 現状の課題と、なぜシフト管理の効率化が必要なのか

訪問介護事業では、利用者の体調や都合、あるいは緊急の事態によって、シフトが頻繁に変更されることは避けられません。このため、従来の紙ベースでのシフト管理や、事務所のパソコンでしか確認できない状況は、大きな非効率を生み出しています。

• 時間と労力の浪費: シフト変更のたびに、電話やメールで個別に連絡を取ることは、多くの時間と労力を消費します。
• 情報伝達の遅延: シフト変更の情報がリアルタイムに共有されないため、職員は予定外の移動を強いられたり、利用者に迷惑をかけたりする可能性があります。
• ミスの発生: 複数の人間が関わることで、シフトの変更内容が伝達ミスを起こしやすくなります。

シフト管理の効率化は、これらの課題を解決し、以下のメリットをもたらします。

• 業務効率の向上: シフト変更にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できるようになります。
• 職員の満足度向上: シフトの確認が容易になることで、職員のストレスが軽減され、働きがいにつながります。
• サービスの質の向上: シフト管理がスムーズになることで、利用者のニーズに迅速に対応できるようになり、サービスの質が向上します。

2. シフト管理システム導入のメリットとデメリット

シフト管理システムを導入することで、多くのメリットが得られますが、導入には検討すべき点もあります。ここでは、それぞれの側面を比較検討します。

メリット

• リアルタイムな情報共有: シフトの変更が即座に職員に通知され、最新の情報を常に把握できます。
• アクセス性の向上: スマートフォンやタブレットからシフトを確認・変更できるため、場所を選ばずに業務を行えます。
• ミスの削減: シフト管理システムは、自動的にシフトの重複や人員不足をチェックするため、人的ミスを減らすことができます。
• 業務の効率化: シフト作成、勤怠管理、給与計算などの業務を自動化し、事務作業の負担を軽減できます。
• コミュニケーションの円滑化: 職員間の情報共有がスムーズになり、チームワークが向上します。

デメリット

• 導入コスト: システムの導入には、初期費用や月額利用料がかかります。
• 学習コスト: システムの操作方法を習得するための時間と労力が必要です。
• セキュリティリスク: システムに保存された個人情報やシフト情報は、セキュリティ対策が不十分な場合、漏洩のリスクがあります。
• インターネット環境の依存: クラウド型のシステムを利用する場合、インターネット環境が必須となります。
• 既存のシステムとの連携: 既存のシステムとの連携が必要な場合、追加の費用や手間がかかることがあります。

3. シフト管理システムの種類と選び方

シフト管理システムには、さまざまな種類があります。自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。

クラウド型シフト管理システム

インターネット経由で利用するシステムです。初期費用が安く、手軽に導入できるのがメリットです。

メリット:

• 初期費用が安い
• 場所を選ばず利用可能
• 自動アップデート

デメリット:

• インターネット環境が必要
• セキュリティリスク
• カスタマイズの制限

インストール型シフト管理システム

パソコンにソフトウェアをインストールして利用するシステムです。カスタマイズ性が高く、自社の業務に合わせて柔軟に設定できます。

メリット:

• カスタマイズ性が高い
• オフラインでも利用可能
• セキュリティが高い

デメリット:

• 初期費用が高い
• 導入に手間がかかる
• メンテナンスが必要

選び方のポイント

• 機能: シフト作成、勤怠管理、給与計算、コミュニケーション機能など、必要な機能が搭載されているかを確認します。
• 使いやすさ: 直感的に操作できる、使いやすいインターフェースであるかを確認します。
• 費用: 初期費用、月額利用料、オプション料金など、トータルコストを比較検討します。
• セキュリティ: 個人情報やシフト情報のセキュリティ対策が十分に行われているかを確認します。
• サポート体制: 導入後のサポート体制が充実しているかを確認します。
• 連携性: 既存のシステム（給与計算ソフトなど）との連携が可能かを確認します。

4. おすすめのシフト管理システムと具体的な導入ステップ

ここでは、訪問介護事業に特におすすめのシフト管理システムをいくつかご紹介し、具体的な導入ステップを解説します。

おすすめのシフト管理システム

• カオスマネジメント: 訪問介護に特化したシフト管理システムです。シフト作成、勤怠管理、給与計算、利用者情報管理など、訪問介護に必要な機能がすべて揃っています。
• Coiney シフト: シンプルで使いやすいシフト管理システムです。シフト作成、勤怠管理、コミュニケーション機能など、基本的な機能が揃っています。
• TeamSpirit: 勤怠管理、経費精算、労務管理など、幅広い業務に対応したシステムです。シフト管理機能も搭載されています。

具体的な導入ステップ

1. 現状分析: 現在のシフト管理方法の課題を洗い出し、改善点を見つけます。
2. 要件定義: 導入するシステムに必要な機能を明確にします。
3. システム選定: 上記のポイントを参考に、自社に最適なシステムを選びます。
4. 契約・申し込み: 導入するシステムと契約し、申し込みを行います。
5. 初期設定: 職員情報、利用者情報、シフトパターンなどをシステムに登録します。
6. 操作研修: 職員向けに、システムの操作方法に関する研修を実施します。
7. 運用開始: シフト管理システムを実際に運用し、効果を測定します。
8. 改善: 運用状況に応じて、システムの改善や機能追加を行います。

5. Windows7のデスクトップパソコンでもできること

Windows7のデスクトップパソコンでも、いくつかの方法でシフト管理の効率化を図ることができます。ただし、Windows7はサポートが終了しているため、セキュリティリスクには十分注意が必要です。

方法1: クラウドストレージサービスの活用

Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスを利用することで、シフト表をオンラインで共有し、外出先からアクセスできるようになります。

• メリット: 無料で利用できるプランがあり、手軽に導入できます。
• 手順:
  1. Google DriveやDropboxのアカウントを作成します。
  2. Windows7のデスクトップパソコンに、Google DriveまたはDropboxのアプリをインストールします。
  3. シフト表を、Google DriveまたはDropboxのフォルダに保存します。
  4. 職員に、Google DriveまたはDropboxの共有リンクを送信します。
  5. 職員は、スマートフォンやタブレットからシフト表を閲覧・編集できます。
• 注意点:
  • Windows7はセキュリティアップデートが提供されないため、セキュリティ対策を強化する必要があります。
  • 個人情報や機密情報を含むシフト表の取り扱いには十分注意してください。

方法2: リモートデスクトップソフトの活用

TeamViewerやAnyDeskなどのリモートデスクトップソフトを利用することで、外出先からWindows7のデスクトップパソコンにアクセスし、シフト表を閲覧・編集できます。

• メリット: パソコン内のファイルを直接操作できるため、高い自由度があります。
• 手順:
  1. TeamViewerやAnyDeskを、Windows7のデスクトップパソコンと、スマートフォンやタブレットにインストールします。
  2. Windows7のデスクトップパソコンで、TeamViewerやAnyDeskを起動し、IDとパスワードを取得します。
  3. スマートフォンやタブレットで、TeamViewerやAnyDeskを起動し、Windows7のデスクトップパソコンのIDとパスワードを入力して接続します。
  4. スマートフォンやタブレットから、Windows7のデスクトップパソコンのシフト表を閲覧・編集できます。
• 注意点:
  • Windows7はセキュリティアップデートが提供されないため、セキュリティ対策を強化する必要があります。
  • リモートデスクトップソフトのセキュリティ設定を適切に行い、不正アクセスを防ぐ必要があります。

方法3: シフト管理用Excelファイルの工夫

Excelで作成したシフト表に、工夫を凝らすことで、情報の共有と管理を効率化できます。

• メリット: 既存のExcelファイルを活用できるため、導入コストがかかりません。
• 手順:
  1. Excelでシフト表を作成します。
  2. シフト表に、職員の名前、シフト時間、担当利用者などの情報を入力します。
  3. シフト表を、クラウドストレージサービス（Google Driveなど）に保存し、共有します。
  4. シフト表に、コメント機能や変更履歴機能を活用し、情報共有を円滑にします。
• 注意点:
  • Excelファイルのバージョンによっては、一部の機能が利用できない場合があります。
  • Excelファイルのセキュリティ設定を適切に行い、情報漏洩を防ぐ必要があります。

6. セキュリティ対策と注意点

シフト管理システムの導入や、クラウドサービスの利用にあたっては、セキュリティ対策が不可欠です。以下の点に注意してください。

• パスワード管理: 強固なパスワードを設定し、定期的に変更します。
• アクセス権限管理: 職員の役割に応じて、アクセス権限を適切に設定します。
• データの暗号化: 重要なデータは、暗号化して保存します。
• セキュリティソフトの導入: ウイルス対策ソフトやファイアウォールを導入し、不正アクセスを防ぎます。
• 定期的なバックアップ: データの損失に備えて、定期的にバックアップを行います。
• 情報漏洩対策: 個人情報や機密情報の取り扱いには十分注意し、情報漏洩を防ぐための対策を講じます。
• Windows7のセキュリティリスク: Windows7はサポートが終了しているため、セキュリティアップデートが提供されません。セキュリティ対策を強化するか、最新のOSへの移行を検討してください。

7. 成功事例から学ぶ

多くの訪問介護事業者が、シフト管理システムの導入によって、業務効率を向上させています。以下に、成功事例をいくつかご紹介します。

• 事例1: ある訪問介護事業者は、クラウド型シフト管理システムを導入し、シフト作成にかかる時間を50%削減しました。また、職員間の情報共有がスムーズになり、チームワークが向上しました。
• 事例2: ある訪問介護事業者は、リモートデスクトップソフトを活用し、外出先からシフト表を閲覧・編集できるようにしました。これにより、シフト変更への対応が迅速になり、利用者の満足度が向上しました。
• 事例3: ある訪問介護事業者は、シフト管理用Excelファイルを工夫し、情報共有を円滑にしました。コメント機能や変更履歴機能を活用することで、職員間のコミュニケーションが活発になり、シフト管理の効率が向上しました。

8. まとめ：シフト管理改革で訪問介護事業をさらに発展させるために

訪問介護事業におけるシフト管理の効率化は、業務効率の向上、職員の満足度向上、そしてサービスの質の向上に不可欠です。この記事でご紹介したシフト管理システムや、Windows7のデスクトップパソコンでもできる工夫を参考に、自社の状況に最適な方法で、シフト管理改革を進めてください。

シフト管理システムの導入を検討する際には、自社のニーズに合ったシステムを選び、セキュリティ対策を徹底することが重要です。また、Windows7のデスクトップパソコンを利用する場合は、セキュリティリスクに十分注意し、安全な方法でシフト管理を行うようにしてください。

シフト管理改革を通じて、訪問介護事業の更なる発展を目指しましょう。

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