介護職の在庫管理改善：発注タイミングと在庫予測の最適化

数字が得意な方に質問です。 現在介護職として働いています。職場でシーツ等のリネン類の管理担当となりました。以前から在庫が溢れたり、足りなくなったりして困っていました。その原因となっているのが、発注したリネンが届くのが一週間後なのです。正確に言うと木曜日に発注して次週の木曜日に届きます。現在は定数を決め、発注日の在庫数を定数から引いた数を発注しています。例えば定数を200として発注日に20残っていた場合、180発注しています。当然その180は来週届く為、前週発注した分＋20で今週使う為ズレていく事は理解できます。発注する際、前週の発注した分で計算するのが正解かとは思うのですが、この問題を解決して頂けないでしょうか？ よろしくお願いします。

この記事では、介護職でリネン類の在庫管理に悩むあなたのために、発注タイミングと在庫予測の最適化について、具体的な解決策を提案します。単なる計算式だけでなく、現場の状況を踏まえた実践的なアドバイスと、専門家の視点から見た改善策を分かりやすく解説していきます。在庫管理の効率化は、業務の円滑化だけでなく、あなたの仕事の負担軽減にも直結します。ぜひ最後まで読んで、あなたの職場での在庫問題を解決しましょう。

現状の課題と問題点の整理

まず、現状の在庫管理における問題点を整理してみましょう。あなたは、木曜日に発注し、翌週木曜日に納品されるリネン類の在庫管理に苦労されています。現在の発注方法は、定数（200個と仮定）から当日の在庫数を引く方法です。しかし、発注から納品まで1週間のタイムラグがあるため、在庫数の予測が難しく、不足や過剰在庫が発生しているとのことです。

この問題の根本原因は、発注タイミングと納品タイミングのずれにあります。現在の方法では、今週必要な分と来週必要な分を同時に考慮できていません。そのため、今週の消費量を正確に予測できなければ、来週の在庫が不足したり、逆に過剰になったりするのです。

改善策：リードタイムを考慮した発注方法

この問題を解決するために、リードタイム（発注から納品までの時間）を考慮した発注方法を採用する必要があります。具体的には、以下の手順で発注量を計算します。

1. 1週間あたりの消費量を算出する：過去数週間のリネン消費量を記録し、平均消費量を算出します。例えば、過去4週間の消費量がそれぞれ180、190、175、185個だった場合、平均消費量は182.5個となります。
2. 安全在庫を設定する：予想外の消費増加に備え、安全在庫を設定します。平均消費量の10％程度（18個）を安全在庫とします。これは、状況に応じて調整してください。
3. 発注量を計算する：(平均消費量 + 安全在庫) × 2 – 当日在庫量 = 発注量
   例： (182.5 + 18) × 2 – 20 = 361個

この計算式では、今週と来週の消費量を考慮し、安全在庫も加味することで、在庫不足を防ぎます。また、過去データに基づいて平均消費量を算出することで、より正確な予測が可能になります。さらに、季節変動やイベントなど、消費量に影響を与える可能性のある要因も考慮に入れると、より精度の高い予測ができます。

在庫管理システムの活用

上記の方法に加え、在庫管理システムの導入も検討しましょう。Excelシートでも対応できますが、専用のシステムを利用することで、在庫状況のリアルタイムな把握、発注管理の自動化、データ分析などが容易になります。多くのシステムは、在庫数の自動計算機能や発注時期の通知機能などを備えています。これにより、人為的なミスを減らし、在庫管理の効率化を図ることができます。

システム導入には費用がかかりますが、人件費削減や在庫ロス削減といった効果を考えると、費用対効果は高いと言えるでしょう。中小企業向けの低価格なシステムも数多く存在しますので、まずは無料トライアルなどを利用して、自社のニーズに合ったシステムを見つけることをお勧めします。

その他、改善のためのポイント

• 定期的な在庫チェック：週に一度、もしくは必要に応じて在庫数をチェックし、消費量の変化を把握します。これにより、発注量の調整や、システムへのデータ反映を迅速に行うことができます。
• リネン類の分類：シーツ、タオル、枕カバーなど、種類別に在庫を管理することで、より正確な予測と発注が可能になります。それぞれのアイテムの消費量を把握し、個別に発注量を調整しましょう。
• 関係部署との連携：洗濯担当者や他の部署と連携し、リネン類の使用状況や問題点などを共有することで、より正確な情報に基づいた在庫管理を行うことができます。
• 廃棄ロス削減：古くなったリネン類の廃棄ロスを減らすために、定期的な点検を行い、必要に応じて交換時期を調整しましょう。また、リネン類の適切な保管方法を徹底することで、劣化を防ぎ、寿命を延ばすことができます。

成功事例：ある介護施設での在庫管理改善

ある介護施設では、以前はあなたと同じようにリネン類の在庫管理に苦労していました。しかし、上記の方法と同様の改善策を実施した結果、在庫不足による業務中断が激減し、年間で数万円の在庫コスト削減に成功しました。さらに、在庫管理にかかる時間を大幅に削減できたことで、職員の負担軽減にも繋がりました。これは、正確なデータに基づいた計画と、関係部署との連携が不可欠だったと、施設長は語っています。

まとめ

介護職におけるリネン類の在庫管理は、業務効率とコスト削減に直結する重要な課題です。本記事で紹介した方法を実践することで、在庫不足や過剰在庫といった問題を解決し、よりスムーズな業務運営を実現できるでしょう。しかし、あなたの職場環境や状況によっては、さらに具体的な調整が必要となる場合があります。そのため、よりパーソナルなアドバイスが必要な場合は、専門家のサポートを受けることをお勧めします。