介護職の悩みを解決！サービス時間変更と介護計画書の書き方、効率的な事務作業のコツ

介護計画書について　利用者様のサービス時間を変更した時は、介護計画書を作り変えますか、支援経過に入力だけでいいんでしょうか？　少しでも事務作業減らしたいと思いまして…どなたか教えてください。

介護職の皆さん、お疲れ様です！毎日、利用者様への温かいケアと、膨大な事務作業に追われているのではないでしょうか？特に、サービス時間変更時の介護計画書の対応は、頭を悩ませるポイントですよね。この記事では、介護職として現場で働く皆様の負担軽減を第一に考え、サービス時間変更時の介護計画書の適切な扱い方、そして事務作業を効率化するための具体的なコツを、豊富な事例を交えながら分かりやすく解説します。 「介護計画書」「サービス時間変更」「事務作業効率化」「介護職の負担軽減」といったキーワードで検索された方にも役立つ情報を提供します。

サービス時間変更と介護計画書：変更の必要性と判断基準

結論から言うと、サービス時間変更の全てにおいて介護計画書を作り変える必要はありません。変更の必要性と判断基準は、以下の３点で判断できます。

• 変更内容の規模：サービス時間の変更がほんの数分程度の軽微なものであれば、支援経過への入力だけで十分な場合が多いです。しかし、大幅な変更（例えば、1時間以上の増減）や、サービス内容自体に影響を及ぼす変更の場合は、介護計画書の改定が必要となる可能性が高いです。
• 利用者様の状態の変化：サービス時間変更が、利用者様の状態の変化（例：体調悪化、リハビリ開始など）に起因する場合、その変化を反映した介護計画書の改定が必要です。状態の変化がサービス時間変更の理由である場合、単なる時間変更以上の対応が必要となるケースがほとんどです。
• ケアプラン全体の整合性：サービス時間変更によって、ケアプラン全体のバランスが崩れる可能性があります。例えば、特定のサービスに時間が集中しすぎたり、他のサービスとの連携が困難になったりする場合は、介護計画書の改定が必要です。ケアマネジャーとの連携を密にすることで、より適切な判断ができます。

例えば、利用者Aさんの入浴介助時間が15分から20分に延長された場合、軽微な変更と判断でき、支援経過への入力だけで済む可能性が高いです。しかし、利用者Bさんの通院介助時間が1時間から3時間に延長され、それに伴い、他のサービスの時間が調整が必要になった場合は、介護計画書の改定が必要となるでしょう。

支援経過への入力：適切な記録方法とポイント

サービス時間変更が軽微な場合、支援経過に詳細な記録を残すことが重要です。記録する際には、以下の点を意識しましょう。

• 変更日時：いつサービス時間が変更されたのかを明確に記載します。
• 変更内容：具体的にどのサービスの時間がどのように変更されたのかを記載します。例：「入浴介助時間　15分→20分に変更」
• 変更理由：変更の理由を簡潔に記載します。例：「利用者様の意向による」「体調の変化による」
• 担当者：誰が変更を行ったのかを記載します。
• 利用者様の反応：変更後の利用者様の反応を記録します。例：「変更後も問題なく過ごせている」「変更によって落ち着いて過ごせるようになった」

記録は正確かつ簡潔に、そして事実のみを記載することが重要です。曖昧な表現や主観的な意見は避け、客観的な事実を記録しましょう。記録は、後々のケアプランの見直しや、問題発生時の対応に役立ちます。

介護計画書の改定：手順と必要な情報

サービス時間変更が大幅な場合、または利用者様の状態に変化があった場合は、介護計画書の改定が必要です。改定の手順は以下の通りです。

1. ケアマネジャーとの連絡：まず、ケアマネジャーに連絡し、変更内容を伝えましょう。変更の理由や、利用者様の状態についても詳しく説明することが重要です。
2. 必要情報の収集：ケアマネジャーと連携し、介護計画書改定に必要な情報を収集します。これは、利用者様の状態、サービス内容、家族の意向などを含みます。
3. 介護計画書の修正：収集した情報に基づき、介護計画書を修正します。変更点は明確に記載し、修正箇所には日付と担当者のサインを記入しましょう。
4. 関係者への説明：修正後の介護計画書を、利用者様、家族、関係機関に説明します。理解を得るため、丁寧な説明を心がけましょう。

介護計画書の改定は、単なる書類作成ではありません。利用者様にとってより良いケアを提供するための重要なプロセスです。時間をかけて丁寧に作業を進めましょう。

事務作業効率化のための具体的なコツ

介護職は、ケア業務以外にも多くの事務作業を抱えています。効率的な作業を行うためには、以下のコツが有効です。

• テンプレートの作成：介護計画書や支援経過記録のテンプレートを作成することで、入力時間を短縮できます。よく使う定型文をあらかじめ用意しておくとさらに効率的です。
• 電子カルテの活用：電子カルテを導入している施設では、積極的に活用しましょう。紙媒体と比べて、記録や検索が容易になります。
• 記録の簡素化：必要最低限の情報のみを記録するように心がけましょう。過剰な情報や冗長な表現は避け、簡潔に記録することで、作業時間を大幅に削減できます。
• チームワークの活用：チームで協力し、事務作業を分担することで、個々の負担を軽減できます。得意分野を活かし、効率的に作業を進めましょう。
• 定期的な見直し：定期的に記録方法や作業手順を見直し、改善点があれば修正しましょう。継続的な改善が、作業効率向上につながります。

これらのコツを実践することで、事務作業にかかる時間を大幅に削減し、より多くの時間を利用者様とのコミュニケーションや、質の高いケアに充てることができます。

成功事例：効率的な事務作業で定評のある施設

A市にある介護施設「やすらぎの家」では、電子カルテの導入と、記録フォーマットの標準化によって、事務作業時間を大幅に削減することに成功しました。その結果、職員の残業時間が減少し、利用者様へのケアの質向上にもつながっています。同施設では、定期的な研修を実施し、職員のスキルアップを図ることで、効率的な事務作業体制を維持しています。

まとめ

サービス時間変更時の介護計画書の対応は、変更内容の規模、利用者様の状態、ケアプラン全体の整合性を考慮して判断する必要があります。軽微な変更であれば支援経過への入力だけで済む場合もありますが、大幅な変更や利用者様の状態変化を伴う場合は、介護計画書の改定が必要となります。 事務作業の効率化は、テンプレートの作成、電子カルテの活用、記録の簡素化、チームワークの活用、定期的な見直しなど、様々な工夫によって実現可能です。これらの方法を適切に組み合わせることで、介護職の負担軽減と、利用者様への質の高いケア提供を両立させることができます。