介護職の業務見える化！Excel/Wordで時間帯別人員配置表を作成する方法

ExcelかWordで、職場が介護職です。朝7時から夜19時まで、朝食から始まり、昼食、夕食、その間に体操やレクリエーション、おやつ、更にその間に離床介助などの移乗介助があります。それらをそれぞれの時間帯、何人の利用者を何人の介護士で対応しているかを表のようなもので見える化したいです。WordかExcelで作れたらなと思っているんですが、テンプレート的なものとかないでしょうか。

この記事では、介護職の現場で抱えがちな「人員配置の可視化」という課題に焦点を当て、ExcelまたはWordを用いた効率的な時間帯別人員配置表の作成方法を解説します。具体的には、業務内容、時間帯、人員配置を明確に示す表の作成手順、そして、より詳細な分析や改善に繋げるための工夫について、具体的な例を交えながらご説明します。さらに、既存のテンプレートを活用する方法や、より高度な機能を活用した分析方法についても触れていきます。忙しい介護現場で、少しでも業務の効率化に役立てていただければ幸いです。

1. 介護現場における人員配置表の重要性

介護職は、利用者の方々の生活を支える重要な役割を担っています。しかし、人員不足や業務の偏りなど、様々な課題を抱えている現場も多いのではないでしょうか。時間帯別の人員配置を可視化することで、以下のメリットが期待できます。

• 業務負担の偏りの発見：特定の時間帯や業務に人員が集中していることが一目瞭然となり、人員配置の改善に役立ちます。
• 人員配置の最適化：利用者数や業務内容に合わせて、適切な人員配置を検討することができます。
• 業務効率の向上：人員配置の最適化により、業務の滞留を防ぎ、効率的な運営を実現できます。
• リスク管理の強化：人員配置状況を把握することで、事故やトラブル発生のリスクを軽減できます。
• スタッフ間の連携強化：誰がどの時間帯にどの業務を担当しているかが明確になることで、スタッフ間の連携がスムーズになります。

2. Excel/Wordを用いた時間帯別人員配置表の作成手順

ここでは、Excelを用いた時間帯別人員配置表の作成手順を具体的に説明します。Wordでも同様の手順で作成できますが、Excelの方がデータ分析やグラフ作成に適しています。

2.1 表の作成

まず、Excelシートに以下の項目を含む表を作成します。

• 時間帯：7:00～8:00、8:00～9:00…といったように、30分刻みまたは1時間刻みで時間帯を記載します。
• 業務内容：朝食介助、昼食介助、夕食介助、体操、レクリエーション、おやつ、離床介助、移乗介助など、具体的な業務内容を列挙します。
• 利用者数：各時間帯における利用者数を記載します。
• 介護士数：各時間帯における介護士数を記載します。
• 介護士名：担当する介護士名を記載します（任意）。

例として、以下のような表を作成します。

| 時間帯     | 業務内容       | 利用者数 | 介護士数 | 介護士名     | 備考           |
|------------|----------------|---------|---------|---------------|-----------------|
| 7:00～8:00 | 朝食介助       | 10      | 3       | A, B, C       |                  |
| 8:00～9:00 | 体操           | 8       | 2       | A, B           |                  |
| 9:00～10:00| 離床介助       | 5       | 2       | B, C           |                  |
| 10:00～11:00| レクリエーション | 12      | 4       | A, B, C, D     |                  |
| 11:00～12:00| 昼食介助       | 10      | 3       | A, B, C       |                  |
| ...        | ...            | ...     | ...     | ...           | ...             |

2.2 データ入力

作成した表に、各時間帯の業務内容、利用者数、介護士数を正確に入力します。必要に応じて、備考欄に補足情報を記入します。

2.3 グラフ化（オプション）

Excelでは、作成した表を元にグラフを作成することができます。棒グラフや折れ線グラフなど、適切なグラフを選択して、時間帯ごとの人員配置状況を視覚的に表現することで、より分かりやすく情報を伝えられます。例えば、時間帯ごとの介護士数の推移を折れ線グラフで示すことで、人員配置の偏りを明確に示すことができます。

2.4 テンプレートの活用

時間と労力を節約するために、インターネット上で公開されているExcelやWordのテンプレートを活用することもできます。キーワードとして「人員配置表 テンプレート 介護」などで検索すると、様々なテンプレートが見つかるでしょう。ただし、自施設の状況に合わせて項目などを修正する必要がある場合があります。

3. より高度な分析と改善への活用

作成した人員配置表は、単なる記録にとどまらず、業務改善のための分析ツールとして活用できます。例えば、以下のような分析を行うことで、より効率的な人員配置を実現できます。

• 人員配置のバランス：時間帯ごとの介護士数と利用者数の比率を分析し、人員配置のバランスを評価します。比率が偏っている時間帯があれば、人員配置の調整が必要かもしれません。
• 業務の集中度：特定の業務に人員が集中している時間帯がないかを確認します。業務の分担を見直したり、人員を増やす必要があるかもしれません。
• ピークタイムの対応：利用者数や業務量が多いピークタイムを特定し、その時間帯に十分な人員を配置できるよう計画を立てます。
• スタッフのスキル：各スタッフのスキルや得意分野を考慮した人員配置を行うことで、業務効率を向上させることができます。

4. まとめ

介護職における時間帯別人員配置表の作成は、業務効率化、リスク管理、スタッフの負担軽減に大きく貢献します。ExcelやWordを用いて、適切な表を作成し、定期的に見直しを行うことで、より働きやすい環境づくりに繋げましょう。この記事で紹介した手順や分析方法を参考に、ぜひあなたの職場でも人員配置表を作成し、活用してみてください。