介護職の申し送り、もう悩まない！メモの取り方から伝えるコツまで徹底解説

この記事では、介護現場で働くあなたが抱える「申し送り」に関する悩みを解決します。メモを取るのが苦手で、申し送りの情報をうまくまとめられない、そして、申し送りをすることへの不安を感じているあなたへ、具体的な解決策と実践的なアドバイスを提供します。メモの取り方のコツから、スムーズな申し送りのための準備、そして自信を持って伝えるための心構えまで、幅広く解説します。この記事を読めば、あなたの「申し送り」に対する苦手意識が解消され、日々の業務がよりスムーズになるはずです。

介護現場で働いている者です。

異なる勤務帯のスタッフに情報を伝える「申し送り」というものがあるかと思います。
その申し送りを聞く側は、聞きながらメモ帳などに書き込むと思うのですがそれがとても苦手です。

要点をまとめ重要なことを書くというのはわかっているんですが、
毎回文章のように書いてしまい話しているスピードに全く追いつきません。

そのため、書いている情報がどれも中途半端になってしまい全く使えないメモになってしまいます。
グチャグチャに書きなぐったようになってしまいとてもじゃないですが人に見せれるようなものではありません。

言葉を聞きながら文字に落とす作業が極端に下手なんだと思います。

そして聞く側でこのような状態なので、申し送る側をとても出来そうにありません。
まだ申し送る立場にたったことはありませんが、それをいざやると考えただけで血の気が引きます。

申し送りを聞く側、伝える側としてどのようにしていけばいいでしょうか。
色々とアドバイスをいただければと思います。
恐らく無いと思いますが、参考になるような本などもあれば教えて下さい。
かなり悩んでいます、よろしくお願いします。

1. メモ取りの基本：効率的な情報整理術

申し送りでのメモ取りが苦手なあなたへ、まずは基本となる情報整理術を伝授します。効率的なメモ取りは、情報を正確に理解し、後で活用するための第一歩です。

1-1. 記号と略語の活用

話すスピードに追いつくためには、文字を全て書き起こすのではなく、記号や略語を積極的に活用しましょう。例えば、

• 「～について」を「～について」と略す
• 「患者」を「患」と略す
• 「排泄」を「排」と略す
• 「食事」を「食」と略す

といった具合です。自分だけのルールを作り、メモを取るスピードを格段に上げましょう。また、重要な情報には〇や□で囲むなど、視覚的に目立つ工夫も有効です。

1-2. 箇条書きとキーワード抽出

文章で書くのではなく、箇条書きで情報を整理しましょう。話の流れを意識し、重要なキーワードを抽出してメモを取ることで、後から見返したときに内容を理解しやすくなります。例えば、

• 患者さんの状態：発熱、食欲不振、〇〇さんの対応
• 服薬情報：朝食後、〇〇mg、〇〇薬
• その他：〇〇さんの面会、〇〇さんの入浴

といったように、簡潔にまとめましょう。

1-3. マトリクス（表）の活用

複数の情報を比較検討する際には、マトリクス（表）を活用すると便利です。例えば、患者さんごとの状態や対応をまとめる際に、表形式で記録することで、一目で状況を把握できます。
日付、患者名、状態、対応、申し送り事項など、項目をあらかじめ決めておくと、スムーズにメモを取ることができます。

2. 聞く側のスキルアップ：効果的な情報収集術

メモを取るだけでなく、話を聞く際のスキルも重要です。効果的な情報収集術を身につけ、申し送りの内容を正確に理解しましょう。

2-1. 事前準備の重要性

申し送りが始まる前に、今日の担当患者さんの情報を確認しておきましょう。既往歴や現在の状態、特別なケアが必要な点などを把握しておくことで、申し送りの内容をより深く理解できます。
また、メモ帳やペン、必要な書類などを事前に準備しておくことも大切です。

2-2. 積極的に質問する

わからないことや不明な点があれば、積極的に質問しましょう。質問することで、情報の抜け漏れを防ぎ、正確な情報を把握できます。
質問する際は、「〇〇さんの状態について、もう少し詳しく教えてください」など、具体的に質問することで、より的確な情報を得ることができます。

2-3. 集中力を維持する工夫

申し送りの間は、集中力を維持することが重要です。周囲の音を遮断するために、静かな場所でメモを取ったり、集中力を高めるために、深呼吸をしたりするのも良いでしょう。
また、こまめに休憩を取り、集中力を途切れさせないように工夫しましょう。

3. 伝える側の準備：スムーズな申し送りのための準備

申し送りをスムーズに行うためには、事前の準備が不可欠です。伝える側の準備について解説します。

3-1. 情報整理と構成

申し送りの前に、伝えたい情報を整理し、構成を考えましょう。
患者さんごとに情報をまとめ、状態、対応、申し送り事項などを明確にすることで、聞き手に分かりやすく伝えることができます。
情報を整理する際には、箇条書きやマトリクスを活用すると、効率的にまとめることができます。

3-2. 簡潔で分かりやすい言葉遣い

専門用語を避け、誰にでも分かりやすい言葉で話すことを心がけましょう。
難しい言葉を使う場合は、必ず説明を加え、聞き手が理解できるように工夫しましょう。
話すスピードも重要です。ゆっくりと、はっきりと話すことで、聞き手が内容を理解しやすくなります。

3-3. 練習とフィードバック

実際に申し送りを始める前に、練習をしておきましょう。
同僚や先輩に協力してもらい、模擬申し送りを行うことで、改善点を見つけることができます。
フィードバックを受け、改善点を意識して練習を重ねることで、自信を持って申し送りに臨むことができます。

4. メンタルケア：不安を乗り越える心構え

申し送りをすることへの不安を軽減し、自信を持って業務に取り組むための心構えを身につけましょう。

4-1. ポジティブな思考

失敗を恐れず、積極的にチャレンジする姿勢が大切です。
完璧を求めすぎず、少しずつ改善していくことを意識しましょう。
うまくいかないことがあっても、落ち込まず、次回の改善点を見つけて、前向きに取り組むことが重要です。

4-2. 経験を積む

経験を積むことで、自信は自然と高まります。
最初は緊張するかもしれませんが、回数を重ねるごとに慣れてきます。
積極的に申し送りの機会を持ち、経験を積むことで、自信を持って業務に取り組むことができるようになります。

4-3. 周囲とのコミュニケーション

同僚や先輩に相談し、アドバイスをもらいましょう。
一人で抱え込まず、周囲の協力を得ることで、不安を軽減することができます。
また、困ったことがあれば、遠慮なく相談できるような人間関係を築いておくことも大切です。

5. 具体的な実践例：ケーススタディ

実際に、介護現場での申し送りのケーススタディを通して、具体的なメモの取り方や伝え方のコツを学びましょう。

5-1. 事例1：Aさんの場合

Aさんは、夜勤から日勤への申し送りで、メモを取るのが苦手で困っていました。
そこで、以下の方法を実践しました。

• 事前に患者さんの情報を確認し、必要な情報を整理する。
• 申し送りの際に、箇条書きと略語を活用する。
• 重要な情報には、〇や□で囲む。
• わからないことは、積極的に質問する。

その結果、Aさんは、効率的にメモを取ることができ、申し送りの内容を正確に理解できるようになりました。

5-2. 事例2：Bさんの場合

Bさんは、申し送りをすることに不安を感じていました。
そこで、以下の方法を実践しました。

• 申し送りの前に、伝えたい情報を整理し、構成を考える。
• 同僚や先輩に協力してもらい、模擬申し送りを行う。
• フィードバックを受け、改善点を意識して練習する。
• ポジティブな思考を心がけ、失敗を恐れずにチャレンジする。

その結果、Bさんは、自信を持って申し送りに臨むことができるようになり、業務への不安が軽減されました。

6. 役立つツールと書籍

情報収集やスキルアップに役立つツールや書籍を紹介します。これらのツールを活用することで、あなたのスキルアップをサポートします。

6-1. メモアプリ

スマートフォンやタブレットで使えるメモアプリを活用しましょう。
音声入力機能を使えば、話を聞きながらメモを取ることができ、手書きでメモを取るのが苦手な方にもおすすめです。
また、写真や動画を添付することもできるので、記録の幅が広がります。

6-2. 情報共有ツール

チーム内で情報を共有するためのツールを活用しましょう。
例えば、チャットツールやクラウドストレージなどを使うことで、申し送りの内容をスムーズに共有し、情報伝達の効率化を図ることができます。

6-3. 参考書籍

申し送りやコミュニケーションに関する書籍を参考にしましょう。
例えば、「わかりやすい説明の技術」や「聞く技術」といった書籍は、あなたのコミュニケーションスキルを向上させるのに役立ちます。

7. まとめ：今日からできること

この記事で紹介した内容を参考に、今日から実践できることをまとめます。

• メモ取りの基本：記号や略語、箇条書き、マトリクスを活用する。
• 聞く側のスキルアップ：事前準備、積極的な質問、集中力の維持。
• 伝える側の準備：情報整理、分かりやすい言葉遣い、練習とフィードバック。
• メンタルケア：ポジティブな思考、経験を積む、周囲とのコミュニケーション。

これらのポイントを意識し、日々の業務に取り入れることで、あなたの「申し送り」に関する悩みが解決され、自信を持って業務に取り組めるようになるでしょう。

8. よくある質問（FAQ）

申し送りに関するよくある質問とその回答をまとめました。あなたの疑問を解消し、さらなる理解を深めましょう。

8-1. Q: メモを取るのがどうしても苦手です。何か良い方法はありますか？

A: メモを取るのが苦手な場合は、音声入力機能付きのメモアプリを活用したり、録音して後から聞き直すのも有効です。また、箇条書きやキーワード抽出を意識し、自分なりのメモの取り方を確立しましょう。

8-2. Q: 申し送りの際に、何を話せば良いのかわかりません。

A: 申し送りの前に、伝えたい情報を整理し、構成を考えることが重要です。患者さんごとの状態、対応、申し送り事項などを明確にし、簡潔に伝えられるように準備しましょう。
また、同僚や先輩に相談し、アドバイスをもらうのも良いでしょう。

8-3. Q: 申し送りをすることに不安を感じます。どうすれば良いですか？

A: ポジティブな思考を心がけ、失敗を恐れずにチャレンジしましょう。
経験を積むことで、自信は自然と高まります。
同僚や先輩に相談し、アドバイスをもらうことも大切です。
また、模擬申し送りを行い、自信をつけるのも良いでしょう。

8-4. Q: 申し送りの際に、時間が足りなくなることがあります。

A: 事前に情報を整理し、簡潔に伝えることを心がけましょう。
また、重要な情報に絞り、優先順位をつけて伝えることも重要です。
時間配分を意識し、時間内に終わるように練習しましょう。

8-5. Q: 申し送りの内容を忘れてしまうことがあります。

A: メモをしっかりと取り、見返す習慣をつけましょう。
また、申し送りの後、すぐにメモを見返し、内容を整理することも有効です。
記録をきちんと残すことで、内容を忘れにくくなります。

この記事を通して、あなたの介護現場での「申し送り」に関する悩みが少しでも解消され、日々の業務がよりスムーズになることを願っています。
積極的に情報収集し、スキルアップを目指しましょう。

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